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Comment se préparer à une conférence de presse ?


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Fixer des objectifs de communication

Voici une procédure pour identifier vos objectifs de communication et définir les messages à relayer face à une crise.

Étape 1 : rédigez vos objectifs de communication pour cette conférence de presse en 150 mots maximum (soit environ une minute de temps de parole) pour chaque objectif.

Étape 2 : essayez de décrire, en une phrase ou deux, un maximum de trois messages ou thèmes importants sur le sujet de votre conférence de presse.

Étape 3 : prononcez à haute voix l’objectif de communication et votre message et retravaillez votre texte jusqu’à ce que vous puissiez le prononcer sans problème.

Étape 4 : rédigez votre deuxième ou troisième objectif de communication en suivant l’étape 1 et développez vos messages tel que décrit dans les étapes 2 et 3.

Atteindre ne serait-ce qu’un seul objectif de communication, appuyé par quelques messages, est une grande réussite dans le temps très bref dont vous disposez lors d’une conférence de presse de crise.

L’objectif, en travaillant encore et encore le message et les mots employés, est qu’ils constituent un script (à ne pas confondre avec le script pré-écrit d’alerte de crise. Quoiqu’il arrive lors de la conférence de presse en matière de questions et réponses, vous serez toujours en mesure de revenir à vos objectifs et messages de communication scriptés.

La déclaration préliminaire

Une fois que vous aurez arrêté votre objectif de communication, il sera plus facile de rédiger votre déclaration préliminaire.

Voici les caractéristiques d’une bonne déclaration préliminaire :

  • Maximum 150 mots (1 minute de temps de parole)
  • Utilisation de mots et de tournures de phrase positives
  • Principales idées regroupées autour de trois faits, cinq idées, quatre notions-clés, etc.

Construite pour générer des questions de suivi spécifiques et positives en premier

  • Peut se suffire à elle-même et donne toutes les informations importantes (qui, quoi, pourquoi, où, quand et comment)
  • Créé l’impression positive que vous souhaitez collaborer et faire toute la transparence auprès des journalistes, et donc des lecteurs, auditeurs et téléspectateurs
  • Intéressante pour les journalistes et leur audience au-delà des sujets abordés dans la conférence de presse avec quelques formules chocs facilement réutilisables pour les médias

La préparation

Apprenez à rester calme dans les contextes tendus et intenses de crise. Une préparation ciblée, une bonne respiration diaphragmatique et des exercices pour relâcher la tension peuvent réduire le stress. Avant d’entrer dans la pièce où la conférence de presse a lieu, essayez d’effectuer des exercices isométriques en commençant par le bas du corps et en remontant vers les muscles du cou, et en contractant puis relâchant les groupes de muscles les uns après les autres.

Utilisez un enregistreur audio ou vidéo pour répéter vos déclarations, idées et messages à voix haute. Écoutez-vous. Soyez critique à votre égard. Retravaillez les mots et expressions utilisés. Appropriez-vous votre discours. Plus vous vous serez entrainé à voix haute, meilleur vous serez en face d’un micro.

Fixez des règles de fonctionnement

Les règles de fonctionnement établissent ce qui est permis et ce qui ne l’est pas, de la part du porte-parole et des journalistes présents à la conférence de presse.

Ces règles sont généralement liées à :

  • L’heure où commence la conférence de presse
  • L’heure où finit la conférence de presse
  • Le lieu de la conférence de presse
  • Les sujets qui seront abordés (sans mentionner les thèmes qui ne seront pas abordés)
  • La disponibilité d’autres porte-paroles pour clarifier certains sujets soulevés lors de la conférence de presse
  • Les médias conviés
  • L’accès autorisé d’autres personnes concernées, y compris des opposants ou concurrents
  • L’heure à laquelle les informations détaillées lors de la conférence de presse pourront être diffusées (à condition que le délai soit raisonnable)
  • Le nombre de questions que chaque journaliste pourra poser
  • L’ordre dans lequel les journalistes pourront poser leurs questions
  • La disponibilité des intervenants pour tout échange avec les journalistes après la conférence de presse
  • La possibilité d’obtenir des entretiens individuels par téléphone ou en face à face après la conférence de presse

Précisez dès le début que vous ne traiterez qu’avec un journaliste ou interlocuteur pour tous les sujets jusqu’à ce que la situation se tasse et que vous disposiez de plus de flexibilité.

Conseils pratiques pour les conférences de presse

Voici quelques conseils pour une conférence de presse efficace.

Étape 1 : la notification

  • Invitez les médias qui vous intéressent.
  • Identifiez et invitez les bonnes personnes pour chaque média.
  • Communiquez les détails logistiques de la conférence de presse (lieu, date, heure, personnes présentes).
  • Envoyez l’invitation : en utilisant les outils d’invitation électronique par e-mail
  • Prenez note de la réponse, c.-à-d. présence confirmée, présence possible, veut venir, mais ne peut pas, ne souhaite pas venir, pas intéressé par le sujet.

Effectuez systématiquement un suivi. Par exemple : pour ceux qui ont répondu qu’ils auraient voulu venir, mais ne le pouvaient pas, envoyez un document pour résumer ce qui a été dit, ou un enregistrement, ou tout autre élément répondant à leurs besoins.

Informez les médias de la disposition des lieux :

  • Eclairage disponible (doivent-ils apporter leur matériel ?)
  • Espace de parking pour les camions et autres véhicules
  • Disponibilité de ligne téléphonique/matériel pour retransmission audio
  • Maintenez à jour votre liste d’invités et votre système de notification tout au long du processus.

Dans une situation de crise, il est crucial de notifier chaque média s’il ne doit envoyer qu’un seul journaliste ou une seule équipe. Souvent la couverture se fait avec une équipe dans les situations graves (multiples homicides, incendies, émeutes, explosions). La couverture avec une équipe signifie que plus d’un journaliste travaillera sur votre sujet, ce qui signifie que les médias en question vous prendront potentiellement beaucoup de temps. Précisez donc dès le début que vous ne traiterez qu’avec un journaliste ou un interlocuteur pour tous les sujets jusqu’à ce que la situation se tasse et que vous disposiez de plus de visibilité.

Étape 2 : la disposition des lieux pour la conférence de presse

Si vous décidez d’organiser une conférence de presse, voici le minimum à prévoir :

  • Locaux ou salle assez grande pour accueillir toutes les personnes invitées ou dont la présence est prévue, et leur matériel. Si la pièce se trouve au dernier étage, vérifiez qu’il y a un ou des ascenseur(s).
  • Suffisamment de prises électriques pour les projecteurs et tout le matériel nécessitant une alimentation électrique
  • Système de sonorisation testé et placé au bon endroit de manière à ce que tout le monde puisse vous entendre sans larsen (ce sifflement aigu et très pénible)
  • Documents imprimés (impératif), aussi disponibles sur Internet
  • Supports vidéo (facultatif), aussi disponibles sur Internet
  • Supports audio (facultatif), aussi disponibles sur Internet
  • Supports visuels en arrière-plan pour identifier votre organisation et appuyer vos messages
  • Coordonnées et numéros de téléphone des employés chargés de l’aspect logistique des locaux, au cas où il y aurait un problème
  • Itinéraire/cartes pour se rendre sur les lieux de la conférence de presse
  • Site Web comportant des informations supplémentaires et permettant d’évaluer la conférence de presse. Téléchargez la liste de questions posées et vos réponses dès que possible.

Étape 3 : l’aménagement des lieux

  • Choisissez un lieu adapté à votre message et proche du site de la crise.
  • Optez pour une salle moquettée. La moquette élimine les bruits de pas et améliore l’acoustique. Les pièces avec de la moquette, des rideaux et du tissu mural donnent un bien meilleur son pour les équipes radio et télé, et pour les flux en direct sur les blogues.
  • Fermez les rideaux pour éviter les reflets.
  • Prévoyez beaucoup de chaises et placez-les de manière à former une allée centrale.

Voici une bonne méthode pour estimer le nombre de chaises nécessaires :

  • Télévision : jusqu’à 3 chaises (1 pour le journaliste, 1 pour le caméraman et peut-être 1 pour la personne chargée de la prise de son)
  • Presse : jusqu’à 2 chaises (1 pour le journaliste et 1 pour le photographe)
  • Radio : généralement 1 chaise pour le journaliste
  • Vérifiez le bon fonctionnement du micro pour vous assurer que tout le monde peut vous entendre (amenez le vôtre par précaution).
  • Utilisez une boîte presse pour distribuer le son du micro utilisé par le porte-parole vers les multiples enregistreurs des journalistes. Les lieux de conférence disposent souvent de points d’accès sans fil pour que les journalistes puissent se connecter facilement via le wifi.
  • Placez un pupitre.
  • Prévoyez une fontaine à eau et des gobelets près de l’estrade.
  • Le nom ou le logo de l’organisation doit figurer sur le podium ou sur le mur de manière à être visible derrière le porte-parole.
  • Dressez une table près de la porte avec des dépliants et documents
  • emporter pour les journalistes.
  • Placez une table avec des rafraichissements à l’arrière de la salle.
  • Assurez-vous de disposer de serveurs et de personnel de maintenance en cas de problèmes de micro, fusibles, nombre de chaises insuffisant, cafetières vides, etc.
  • Si la conférence de presse a lieu dans des locaux disposant d’un système d’annonce par haut-parleurs, faites-le éteindre pendant la conférence.

H3 : Étape 4 : le placement des journalistes

  • Les lieux doivent être adaptés aux besoins spécifiques des médias. Utilisez en priorité des locaux où l’éclairage est adapté pour la télévision. Si ce n’est pas le cas, demandez à l’équipe de maintenance de s’assurer que l’installation électrique peut supporter une charge d’au moins 3000 watts. Vérifiez que la salle dispose de nombreuses prises électriques.
  • Les équipes de télévision préfèrent généralement positionner leurs caméras près de l’avant de la salle (mais pas trop près, de manière à pouvoir faire des plans larges des participants), mais il est préférable de placer toutes les caméras de télévision sur une estrade à l’arrière de la salle. Les journalistes de télévision aiment généralement s’asseoir à côté de leurs caméramans de manière à ce que, lorsqu’un porte-parole répond à l’une de leurs questions, il regarde la caméra de la station de télévision.
  • Les journalistes radio préfèrent être situés à proximité de l’avant de la pièce, à côté de leur enregistreur (sauf si un boîtier presse est utilisé). En fait, peu leur importe du moment qu’ils peuvent enregistrer un son de bonne qualité.
  • Les journalistes presse utilisent parfois du matériel électronique et peuvent être assis presque n’importe où.
  • Évitez de faire preuve de favoritisme. Soyez professionnel.

Proposez votre aide à tous ceux qui en ont besoin.

Étape 5 : les documents à faire circuler

Une personne doit être chargée de relire scrupuleusement tous les documents pour en vérifier le contenu et l’absence d’erreur avant la diffusion aux médias.

  • Pour les déclarations préliminaires et autres documents : proposez d’envoyer par e-mail aux salles de rédaction.
  • Pour les dossiers de presse (et non les « kits de presse ») : mettre à disposition sur clé USB, avec ces 4 éléments :
  • Suggestions de questions-réponses. Aussi à disposition sur le site Web.
  • Présentation de l’organisation. Aussi à disposition sur le site Web.
  • Biographie ou autres informations pertinentes sur les participants. Aussi à disposition sur le site Web.
  • Photographies ou vidéos liées au sujet. Aussi à disposition sur le site Web.
  • Téléchargez sur votre site Web tous les documents distribués lors de la conférence de presse dès le début de celle-ci ou dès que possible.

Étape 6 : la logistique

  • Soyez prêt, que les journalistes arrivent en avance, à l’heure ou en retard. Les équipes de télévision et de radio arriveront probablement en avance afin d’avoir le temps d’installer leur matériel. Utilisez ce laps de temps pour avoir une conversation informelle et mieux comprendre quels critères ils utilisent pour décider de la couverture accordée aux évènements.
  • Soyez prêt à répondre aux journalistes souhaitant parler en privé avec les participants après la conférence de presse. En général, ils souhaitent seulement obtenir des informations sur un point spécifique.
  • Il se peut qu’une équipe de radio ou de télévision arrive en retard, ou qu’il y ait un problème technique avec le matériel. Si c’est le cas, on vous demandera peut-être de répéter votre déclaration préliminaire ou de répondre à nouveau à une question. Essayez de répondre à ces demandes ou d’en tenir compte, dans la mesure du possible.

Étape 7 : les petits plus facultatifs, mais appréciés

  • L’éclairage : les systèmes d’éclairage sont encombrants à transporter. Les salles de réunion disposent souvent d’éclairage adapté ou d’équipement spécial. Essayez de fournir un éclairage optimal pour les caméramans et les photographes. Les équipes de télévision vous en seront reconnaissantes.
  • Le boîtier de presse : cet appareil électronique permet de distribuer le son pour votre conférence de presse. Le microphone du podium est branché dans le boîtier. Aucun autre micro n’est placé sur l’estrade. Les enregistreurs des stations de radio et de télévision sont branchés à l’appareil. C’est pratique, car cela permet à tout le monde d’obtenir du son de bonne qualité, d’éliminer la foule de micros sur le podium, et donc d’avoir de meilleures images du porte-parole. La plupart des entreprises qui louent du matériel audio disposent de ce type d’appareil, de même que la plupart des grands hôtels.
  • Le système téléphonique de transmission audio : ces systèmes, proposés par les compagnies de téléphone, permettent aux journalistes radio de réaliser leur reportage en direct puis d’envoyer un son de bonne qualité à leur salle de rédaction ou de diffuser directement à l’antenne.

Étape 8 : le timing des conférences de presse

  • Le moment idéal pour tenir une conférence de presse est celui où des informations doivent être communiquées.
  • Vérifiez auprès des agences de presse si d’autres actualités risquent de vous faire de la concurrence.
  • Lors d’une crise, le choix de la date et l’heure des conférences de presse constituent toujours un choix de communication stratégique. Au début, organisez-en davantage et plus régulièrement. Puis, vous pourrez laisser plus de temps s’écouler entre deux conférences de presse. Plus la catastrophe est grave, plus vous devrez organiser de conférences de presse.

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