Comment organiser la conférence de presse de crise ?
Étape 1 : déterminer qui devrait représenter votre entreprise à la conférence de presse
Certaines organisations font l’erreur de faire intervenir trop de personnes, et d’autres n’en font pas venir assez. LaFrench’Com vous recommande de faire appel à un maximum de trois personnes par conférence de presse. Vous pouvez éventuellement en faire intervenir d’autres si vous disposez de suffisamment de temps pour faire convenablement répéter chaque participant.
- Un porte-parole devrait être un intervenant généraliste, quelqu’un qui puisse répondre aux questions portant sur l’entreprise en général et qui donne le coup d’envoi de la conférence de presse.
- Les autres personnes devraient être des experts du produit ou de la situation afin qu’à vous tous, vous soyez en mesure de répondre à toutes les questions.
- Lorsque vous faites appel à plus d’un porte-parole, vous devez impérativement effectuer des répétitions.
Étape 2 : expliquer le déroulé de la conférence de presse
Une personne désignée se chargera de donner le coup d’envoi de la conférence de presse en se présentant puis en présentant les autres personnes et en expliquant qui interviendra sur quoi. Les journalistes doivent être informés de la durée de la conférence de presse. Vous devez leur expliquer de quoi traitent les documents distribués, quelles informations seront mises à disposition plus tard et comment va se dérouler la conférence de presse exactement – notamment qui dira quoi et quelles personnes seront chargées de répondre à leurs questions sur des points spécifiques.
Une conférence de presse devrait durer environ 30 minutes. Normalement cela suffit pour répondre aux questions importantes. Très peu de journalistes critiqueront cette limite horaire. Si plus de temps s’avère nécessaire, vous pouvez faire une pause de 15 minutes, puis reprendre pour une durée de 15 à 20 minutes.
Vous devez aussi présenter la manière dont la conférence de presse se finira. Demandez aux journalistes de radio et télévision s’ils sont prêts à commencer. De légers retards sont fréquents du fait du temps nécessaire pour lancer le matériel électronique. Cependant, LaFrench’Com vous recommande de ne pas retarder le début de la conférence de presse de plus de cinq minutes. Présentez chaque intervenant. Vous pouvez assurer à ceux qui sont arrivés en retard qu’ils auront la possibilité de réenregistrer la déclaration préliminaire à la fin de la conférence de presse.
Étape 3 : faire la déclaration préliminaire
La déclaration préliminaire lors d’une conférence de presse doit être concise et simple. Elle ne devrait pas comporter plus de 75 mots (30 secondes de temps de parole), pour pouvoir être reprise intégralement par les journalistes.
Le bon porte-parole présente les informations selon une structure pyramidale, c’est-à-dire qu’il commence par les informations les plus importantes, comme le font les journalistes dans leurs reportages. Il met les faits en perspective (en expliquant par exemple que seuls 3 des 400 employés ont été blessés) et souligne les bonnes pratiques de l’entreprise en matière de sécurité. Il emploie des termes que les lecteurs et téléspectateurs peuvent comprendre. Cela permet de contrôler au moins le début de la conférence de presse.
La déclaration préliminaire devrait être à disposition de tout le monde avant le début de la conférence de presse, et publiée sur votre site Internet de crise quand la conférence commence. Téléchargez aussi sur le site Internet les informations utiles et les documents qui seront distribués lors de la conférence de presse. Quand une crise fait les gros titres, les journalistes décideront probablement de faire un enregistrement audio ou vidéo et, même si le reste de la conférence de presse ne leur apporte rien, ils auront au moins une déclaration concise et utile prête à être utilisée.
Étape 4 : comment gérer la partie questions-réponses
Après cette déclaration préliminaire, demandez s’il y a des questions. Vous vous serez assuré que votre déclaration suggère les questions que vous souhaitez voir poser.
Les intervenants doivent se tenir derrière un pupitre. Il devrait idéalement y avoir deux systèmes de micro pour s’adresser au public, positionnés de chaque côté de la personne prenant la parole, de manière à ce que, si elle se tourne d’un côté ou de l’autre pour répondre à une question, ses paroles soient toujours audibles. Si l’intervenant passe la parole à une autre personne, il devra s’éloigner du pupitre pour que la personne prenant le relai soit au plus près des micros. Toute personne s’adressant aux médias doit impérativement parler près des micros.
Étape 5 : comment mettre fin à une conférence de presse
Après que les intervenants ont fini de prononcer leurs déclarations et que les journalistes ont posé leurs questions, ou bien s’il est l’heure prévue pour la fin de la conférence de presse, la personne ayant donné le coup d’envoi doit se lever et remercier les médias de s’être déplacés et leur rappeler de prendre les documents distribués, indiquer la date du prochain briefing, de la prochaine réunion d’information, etc.
Indiquez que vous restez sur place pour répondre individuellement aux questions supplémentaires éventuelles des journalistes. Si les autres intervenants ne peuvent rester après la fin de la conférence de presse, vous devez en avoir informé les journalistes au début de la conférence de presse et indiquer comment les contacter ultérieurement – à leur bureau ou leur domicile.
Les autres articles de ce dossier sur la conférence de presse de crise :
-
PARTIE 1 : La conférence de presse de crise
-
PARTIE 2 : Préparer sa conférence de presse de crise
-
PARTIE 3 : Organiser sa conférence de presse de crise