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Plan de communication de crise en action : la conférence de presse de crise

Plan de communication de crise en action : la conférence de presse de crise

by LaFrenchCom
18 mai 2016

conference de presse

La conférence de presse de crise

“La conférence de presse est une manière efficace de communiquer pendant une crise. Vous devez bien gérer les journalistes et maitriser une grande quantité d’informations souvent contradictoires. Une bonne conférence de presse nécessite beaucoup de préparation, même si vous avez peu de temps. Nos équipes d’experts vous proposent une approche éprouvée pour bien préparer vos conférences de presse.” Indique Florian Silnicki, fondateur de LaFrench’Com.

Nos équipes d’experts en communication de crise accompagnent au quotidien nos clients afin de leur apprendre à :

  • Evaluer s’ils ont besoin d’organiser une conférence de presse à un moment donné de la crise

  • Choisir le type de conférence de presse

  • Organiser tous les détails de la conférence de presse

  • Les préparer à donner les bonnes réponses à tous les types de questions posées

Organiser et se préparer à une conférence de presse de crise

Comment se préparer à une conférence de presse ? Quand organiser une conférence de presse ?

Notre expérience démontre que les bonnes conférences de presse ont des caractéristiques communes. Nous accompagnons nos clients au quotidien afin de les aider à déterminer si l’organisation d’une conférence de presse est une réponse adaptée à la crise que traverse leur organisation, même si elle ne permet de satisfaire les médias que temporairement.

Vous devriez organiser une conférence de presse quand :

  • Votre situation a une forte valeur médiatique.

  • Cela prendrait trop de temps d’expliquer votre situation ou le problème rencontré à chaque journaliste individuellement.

  • Le problème est si important et le nombre de journalistes et groupes médiatiques intéressés est si élevé qu’une conférence de presse est le seul moyen économique de communiquer avec les médias ainsi qu’avec votre public, du moins initialement.

  • Vous avez pris en compte les avantages et inconvénients d’utiliser une conférence de presse en tant que stratégie de communication efficace.

Les conférences de presse ont des aspects positifs et négatifs.

Quels sont les aspects négatifs des conférences de presse ?

  • Les journalistes fonctionnent comme une meute – même s’ils s’en plaignent. Le scandale des « Panama papers » a démontré que le journalisme collaboratif renforçait cette tendance naturelle du journaliste à chasser en meute. En effet, le Consortium international a su créer une « Newsroom » mondiale, portée par l’intérêt commun de 370 journalistes du monde entier.

  • Il n’y a pas de certitude que les journalistes poseront les questions auxquelles vous souhaitez répondre.

  • Vous passerez peut-être la majorité du temps de la conférence de presse à répondre à des questions creusant un ou des point(s) particulier(s).

  • Les journalistes de la presse écrite et de la télévision ont des besoins, des méthodes et des objectifs différents.

  • Les journalistes peuvent ne pas être satisfaits et réclamer des interviews individuelles, ce qu’adore faire Elise Lucet en France, considérant systématiquement que ses réponses méritent des réponses privilégiées.

  • L’évènement pourra être retransmis en direct par de nombreux journalistes présents. Tout sera potentiellement enregistré et diffusé y compris l’avant et l’après conférence.

Quels sont les aspects positifs des conférences de presse ?

  • Si vous vous êtes bien préparé, vous aurez un certain degré de contrôle sur le message relayé par les journalistes.

  • Cette approche vous permet de rassembler tous les journalistes intéressés en un même endroit en même temps.

  • Vos réponses permettent de satisfaire toutes les demandes des journalistes, plutôt que de répondre au compte-goutte.

  • Vous donnez votre version des faits, vous impulsez votre histoire.

  • Vous maitrisez davantage l’interprétation qui sera donnée de la situation, du fait du nombre de journalistes présents. Aucune autre situation ne permet d’avoir ce type de contrôle de la couverture médiatique.

  • Cela peut vous permettre de rencontrer en personne des journalistes que vous ne connaissiez pas encore.

Les différentes typologies de conférences de presse

Quels sont les types de conférences de presse de crise ?

Il y a trois manières de communiquer avec les médias d’informations : les conférences de presse, les points presse et les réunions d’information.

La conférence de presse

Une conférence de presse est une réunion structurée où de nombreux médias d’informations sont représentés. Sans entrés dans les cas de crise les plus extrêmes, des dizaines voire des centaines de représentants des médias sont désormais facilement présents chez nos clients. L’objectif de la conférence de presse est de répondre aux questions et de communiquer un message à de nombreux médias différents en même temps.

La conférence de presse est facile à reconnaitre. Il y a habituellement un ou deux porte-parole(s). Ils pourront avoir préparé une déclaration définissant les sujets abordés lors de la conférence de presse. En général, il y a une déclaration préliminaire suivie de questions-réponses.

Le point presse

Un point presse est une réunion ouverte et structurée au cours de laquelle des informations complexes sont présentées aux médias à l’oral et par écrit. Beaucoup de membres de l’organisation pourront être disponibles et prêts à prendre la parole face aux médias, soit sous la forme de présentations, soit en répondant aux questions des journalistes. Il y a généralement une déclaration préliminaire ou un résumé. Presque tout ce qui est dit lors d’un point de presse a valeur officielle et peut donc être repris par les médias.

La réunion d’information

Une réunion d’information est une réunion relativement structurée à laquelle seuls certains médias sont conviés. Les informations présentées lors d’une telle réunion ne doivent pas être utilisées dans leurs articles ni attribuées à la source d’informations. L’objectif est de fournir des informations importantes et confidentielles aux journalistes, qui doivent rester secrètes, mais dont les journalistes ont besoin pour parler d’un problème, un évènement ou une crise.

Si c’est un secret important, alors il sera divulgué… Les meilleurs points de presse sont ceux qui sont donnés à titre officiel. S’il s’agit réellement d’un secret, n’en parlez pas.

La réunion d’information est le type de réunion avec les médias le plus difficile à mettre en œuvre avec succès, car la sécurité est difficile à assurer. Les médias pourront ne pas accepter de garder l’information confidentielle. Surtout, les journalistes pourraient se sentir frustrés de disposer d’informations dont ils ne peuvent pas se servir. Soyez donc très vigilant avec ce type de réunion. La première réaction d’un journaliste est de se débrouiller pour officialiser rapidement toute information qu’il décroche, quand ce n’est pas sur le support web de son média, c’est sur son twitter.

Évitez donc d’organiser des réunions où les informations sont diffusées à titre officieux (« off the record »). Si c’est un secret important, alors il sera divulgué, même si pour cela les journalistes doivent attribuer les informations que vous leur avez confiées à une source anonyme. Les meilleurs points de presse sont ceux qui sont donnés à titre officiel. S’il s’agit réellement d’un secret, n’en parlez pas.

C’est la stratégie de communication de crise qu’a par exemple choisi le cardinal Barbarin pour tenter d’éteindre le feu au diocèse de Lyon dans la crise dite des “pédophiles de l’Eglise”. Pour des raisons éthiques et des convictions humanistes, LaFrench’Com a choisi de ne jamais collaborer avec des organisations impliquées dans des scandales de mœurs impliquant des enfants.

Les aspects techniques des conférences de presse

Le téléphone, Skype

Le téléphone est de plus en plus utilisé, car il est pratique et permet de communiquer de manière instantanée. Des douzaines de fournisseurs de services proposent un nombre illimité de ports téléphoniques. Lors des conférences téléphoniques, le journaliste envoie ces questions par textos ou e-mails et vous y répondez en temps réel également.

Vous pouvez utiliser une technique où un opérateur aide la personne qui organise la téléconférence en servant de point de contact lors de l’appel pour les auditeurs qui souhaitent prendre leur tour afin de poser une question en temps réel. Tous les participants entendent les questions des autres, ainsi que la réponse donnée par le porte-parole.

Les fournisseurs de services de téléconférence proposent trois types de services :

– Les appels en mode écoute, dans un seul sens, où les participants composent le numéro de téléphone fourni, sont accueillis par un opérateur et placés dans une file d’attente jusqu’à ce que la conférence téléphonique commence

– Les conférences téléphoniques complètement automatisées ne nécessitant pas l’intervention d’un opérateur et où l’organisateur indique par e-mail le numéro à appeler et l’heure de l’appel. L’appel se déroule sans la médiation d’un opérateur téléphonique.

– Les appels avec assistance d’un opérateur où un opérateur informe les participants, démarre l’appel, reste en ligne et note les questions que les participants souhaitent poser. L’opérateur place les appelants dans la file d’attente, soit en fonction de l’ordre d’arrivée, soit en fonction d’un ordre suggéré par l’organisateur. Ce type de téléconférence vous permet de contrôler les questions posées et l’ordre dans lequel elles sont posées.

L’objectif est double : mieux informer les journalistes et maximiser les chances que la conférence de presse aboutisse à des articles relayant le message souhaité.

Les conférences de presse en ligne

Internet est devenu un outil précieux pour les conférences de presse. Les conférences de presse électroniques ont révolutionné les relations presse de crise. Cette approche permet non seulement d’assurer des échanges entre les journalistes et les organisateurs, mais d’utiliser des supports et exemples variés. Les journalistes peuvent faire des demandes spécifiques et les réponses peuvent leur être envoyées par e-mail immédiatement, même quand la conférence est encore en train de se dérouler.

Avec ce type de conférence de presse, les journalistes peuvent participer de leur bureau, ou à partir de n’importe où, mais ils peuvent aussi voir ce qui se passe à d’autres endroits pour poser des questions sur le sujet, ou pour obtenir des informations provenant d’autres sources. L’objectif est double : mieux informer les journalistes et maximiser les chances que la conférence de presse aboutisse à des articles relayant le message souhaité.

La conférence de presse en streaming/webcast

La technologie du streaming s’améliore de plus en plus et devient une méthodologie de gestion de crise de plus en plus importante. Par exemple, la plupart des sociétés d’investissement organisent maintenant des conférences de presse en continu à partir des locaux de leur service de courtiers – soit destinées à des médias d’information, soit pour leurs propres clients. Le contenu est adapté et diffusé auprès des chaines traditionnelles de télévision.

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