Demain, on déménage : quelle communication déployer ?

Demain, on déménage : quelle stratégie de communication déployer ?

Changer de site n’est jamais anodin. Veillez à communiquer en interne sur le sujet afin d’éviter une crise.

«Tu n’es pas au courant ? On va déménager ! » Deux petites phrases qui n’ont l’air de rien, mais qui peuvent provoquer un séisme et une crise. A priori, rien d’extraordinaire lorsque l’entreprise recherche des locaux plus grands ou veut regrouper ses entités sur un site unique, tel Dexia qui a quitté ses locaux parisiens pour emménager dans une tour à la Défense.

Mais changer de site n’est jamais anodin.

« On touche directement à l’organisation, donc à l’humain. C’est une communication sensible. », observe Florian Silnicki qui dirige l’agence LaFrenchCom spécialisée dans la communication de crise. De nouveaux locaux impliquent toujours un changement plus profond qui induit une réaction d’anxiété. « Cela pose forcément des questions, poursuit Florian Silnicki, sur la santé, le développement de l’entreprise, le positionnement du collaborateur, son espace demain dans la structure, etc… »

Autant d’interrogations qu’il faut anticiper et accompagner. « Or, beaucoup de sociétés ont une incapacité à intégrer en amont le changement et à communiquer sur ce qui va changer et ce qui ne bougera pas », déplore Florian Silnicki. Le risque, c’est celui de la rumeur, de la démotivation, de l’absentéisme, voire de départs de collaborateurs. Si délégués du personnel ou syndicats sont mis au courant au dernier moment, peu ou mal informés par la direction, ils peuvent également freiner le projet. Dans tous les cas, c’est au moins un mauvais climat assuré.

Jusqu’où associer les salariés dans cette communication ? Comment empêcher une crise ?

Le choix de l’immeuble est en principe réservé à la direction. Le cas de Nouvelles Frontières, qui avait fait voter ses collaborateurs sur trois propositions de sites fait figure d’exception. Mais la société venait d’être recapitalisée et 70 % des effectifs avaient moins de trois ans d’ancienneté. Pas question de perdre le personnel en route. À l’inverse, lorsque cette société de crédit immobilier aujourd’hui disparue a décidé de quitter ses locaux rue de la Paix à Paris, elle ne s’est pas préoccupée de l’éloignement de sa nouvelle installation. Un plan social allait de toute façon avoir lieu !

Lorsqu’il y a changement de ville, voire d’arrondissement, c’est le temps de transport qui cristallise toutes les inquiétudes. « De plus en plus d’entreprises réalisent des études afin de mesurer l’aggravation ou l’amélioration du temps de trajet », souligne Jacques Bagge, directeur du département agence de Jones Lang Lasalle. Quintess, société de marketing auparavant éclatée sur quatre sites (le principal dans Paris), a procédé à une étude des lieux de résidence de ses salariés et des moyens de transport avant d’opter pour Levallois.

Outre les obligations légales, il a communiqué dès le démarrage du projet pour expliquer les raisons, les démarches, les contraintes du déménagement. « Pendant six mois, la lettre interne a porté à 80 % sur le sujet, je me suis déplacé sur nos principaux sites pour présenter le projet », indique le président, Emmanuel Guian. Deux premiers immeubles ont même été visités par le CE et certains salariés… mais accordés à d’autres sociétés.

Groupes de travail, boîtes à idées, expos photos du chantier… les moyens ne manquent pas pour informer et communiquer. Ce laboratoire pharmaceutique avait imaginé un circuit en voiture sous forme de jeu vidéo, qui permettait à ses salariés de déterminer leur temps de transport.

« Dans le tertiaire, la performance de l’entreprise dépend de son environnement de travail. Les dirigeants le savent et mettent davantage les moyens, notamment lorsqu’il faut s’éloigner de zones idéalement choisies », assure Alexis Motte. Une logique de compensation qui peut cependant tourner à la négociation dure lorsque l’entreprise décide d’un changement géographique important et que ses salariés n’ont pas signé de clause de mobilité par exemple, explique Fabienne Pascaud, consultante chez Hommes et Technologies : « Lorsque plus de 10 personnes refusent de bouger, cela peut se traduire par un plan social« , déclare-t-elle.

Négociation plus douce lorsqu’elle conduit à de véritables contreparties : indemnisation de kilomètres supplémentaires ou d’heures de garde des enfants en plus, extension de carte orange, voire primes de déménagement. « C’est sur ces points que syndicats et délégués du personnel se mobilisent », ajoute Fabienne Pascaud. Et must très apprécié des collaborateurs, lorsque l’entreprise propose des services de conciergerie pour leur faciliter la vie.