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Écrire pour l'œil, pas pour l'oreille : transformer des présentations en conversations


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art communication crise

L’art de la communication verbale

Je me préparais à travailler avec un client qui devait faire une présentation très importante de 30 minutes devant des investisseurs. Je lui avais demandé de m’envoyer ses notes avant notre rencontre. Quand j’ai reçu son e-mail, j’ai ouvert le document, appuyé sur la touche « Imprimer » et je suis sortie de mon bureau pendant quelques minutes nous raconte Florian Silnicki, expert en communication et fondateur du cabinet de conseil en gestion de crise LaFrenchCom.

Quand je suis revenue dans mon bureau, la machine était encore en train d’imprimer. J’ai cru que j’avais fait une erreur lors de l’impression ou que mon imprimante avait un problème, mais en consultant les pages qui sortaient de l’imprimante, j’ai réalisé qu’il n’y avait pas d’erreur. 50 pages à interligne simple… c’était l’intégralité de son discours, mot pour mot.

Comme de nombreuses personnes travaillant dans un domaine technique ou scientifique, cette cliente ne connaissait pas la différence entre le fait d’écrire pour l’œil et écrire pour l’oreille. Les yeux peuvent lire des livres blancs, des articles, des memoranda et des e-mails bien souvent truffés de longues phrases et de mots de plusieurs syllabes. Les yeux peuvent parcourir des informations verbeuses, relire si quelque chose n’était pas clair initialement, ou laisser le document pour y revenir plus tard.

Quand nous parlons avec des gens, nous ne leur faisons pas la lecture. Nous avons une conversation avec eux.

Les oreilles, elles, ne peuvent pas rembobiner ou réécouter ce qu’un orateur a dit si elles n’ont pas bien compris quelque chose ou souhaitent une clarification. Il n’y a pas de problème en soi avec le fait d’écrire un discours dans son intégralité. En fait, c’est ce que vous devriez faire. Cependant, si vous essayez de parler de la même manière que vous écrivez, vous perdrez sans aucun doute l’attention de votre public.

Quand nous parlons avec des gens, nous ne leur faisons pas la lecture. Nous avons une conversation avec eux. Nos phrases sont plus courtes, et nous faisons naturellement des pauses entre deux idées. Notre ton, le débit et les inflexions de notre voix changent automatiquement. Vous devriez vous efforcer de faire vos discours et présentations de la même façon.

Quand une personne écrit pour l’œil, elle garde généralement les yeux baissés sur le discours qu’elle lit au lieu de regarder son public. Elle a aussi plutôt tendance à s’agripper au pupitre au lieu de faire des gestes ou de bouger, comme elle le ferait lors d’une conversation.

Après avoir écrit votre discours, relisez-le ligne par ligne et prononcez-le à voix haute, comme si vous vous adressiez à un collègue ou un ami. Essayez de trouver des moyens de raccourcir les phrases, d’éliminer et de simplifier des mots, et de rendre vos écrits plus proches du ton d’une conversation. Si vous enregistrez votre discours et le réécoutez, cela vous aidera à comprendre comment les autres le percevront.

Par exemple, au lieu de dire: « les améliorations de production permettront de promouvoir l’adaptabilité et amélioreront les capacités de production de manière faisable économiquement », dites plutôt : « améliorer notre usine de production nous permet de produire et distribuer des produits plus rapidement ».

De plus, au lieu d’utiliser des interlignes simples, optez pour des interlignes doubles, car ils permettent de s’y retrouver plus facilement. Et grossissez les caractères. Nous utilisons habituellement une police de caractères de 12 points, mais les lettres plus grosses sont plus faciles à lire quand on prend la parole. Pensez aussi à taper votre discours seulement au centre de la page pour que votre public ne voie pas le sommet de votre tête quand vous lisez le bas de la page.

Pendant une conversation animée, les gens s’intéressent à ce que nous disons dès que nous commençons à parler. Par exemple, si je suis très content des résultats du match des Philadelphia Eagles, je pourrai commencer la conversation par « vous avez vu le match, les Eagles étaient excellents ! ». Puis nous commencerions à parler du match et des détails.

Lors de conférences et présentations, vous devriez retenir l’attention du public dès que vous prenez la parole. Au lieu de lire l’ordre du jour mot pour mot ou de gaspiller les précieuses premières minutes à dire aux gens de quoi vous allez leur parler, entrez dans le vif du sujet dès que possible, comme vous le feriez lors d’une conversation.

Notez la différence :

Orateur ennuyeux : « Donc je pensais commencer par parler de la complexité de notre système et souligner l’importance de notre stratégie pour créer des synergies et élaborer des programmes mondiaux, qui est le thème que nous voulons évoquer aujourd’hui, car nous souhaitons devenir les leaders mondiaux. Je dirais que… »

Orateur intéressant : « Nous avons fait d’énormes progrès l’an dernier et grâce à chacun de vous, nous sommes bien partis pour devenir un leader mondial. Aujourd’hui, nous sommes heureux de présenter plusieurs initiatives et partenariats internationaux qui nous permettront de nous rapprocher de nos objectifs. »

Les études montrent que le public décide s’il va écouter ou non dans les premières minutes d’une intervention, donc vous devez lui parler de ce qui l’intéresse ou le touche dès le début. Utiliser des expressions comme « je pensais commencer par » ou « je voudrais dire à ce sujet que » ne fera que vous faire perdre du temps, ainsi qu’à votre auditoire.

Au lieu de cela, vous pouvez donner un résumé de ce que vous allez dire, présenter le problème que vous allez résoudre, raconter une anecdote qui vous est arrivée et qui permet de faire passer un message, donner un chiffre frappant ou poser une question qui fasse réfléchir, pour donner le ton et captiver l’attention.

Utilisez des tournures comme « ce que cela veut dire pour vous » ou « c’est important parce que », comme vous le feriez lors d’une conversation en tête à tête avec quelqu’un.

6 conseils pour maintenir votre auditoire en éveil

Votre public n’a pas envie de découvrir tout ce que vous savez. Ce qui les intéresse, c’est en quoi les informations que vous partagez les concernent, en bien ou en mal. Au lieu de leur dire tout ce que vous savez, imaginez donc que vous êtes à leur place et présentez les informations de manière à les intéresser.

1. Répondez à trois questions. Tout ce que vous dites doit répondre à 3 questions :
¥ qu’est-ce que cela signifie pour moi ?
¥ pourquoi cela m’importe-t-il ?
¥ et alors ?

2. Ne cachez pas votre idée. Si ce que vous voulez dire est « il faut que ce soit sur mon bureau pour 17h », alors dites-le dès le début. Utilisez des gros titres pour attirer l’attention, puis donnez des détails.

3. Personne n’est venu pour regarder des slides. De nos jours, les personnes qui font des présentations commerciales confondent préparation et rédaction d’une présentation PowerPoint. Les images doivent renforcer ce que vous dites, pas vous servir de scripts. Ne lisez pas vos slides. Votre public vous fait confiance pour lui expliquer l’information. Préparez d’abord votre présentation, puis choisissez des images qui renforcent vos principaux messages.

4. Vision, voix et volume. Quand vous prenez la parole, c’est vous qui êtes aux commandes. Utiliser un micro ne doit pas vous empêcher de projeter votre voix. Parlez à voix assez forte pour que les gens aux derniers rangs puissent vous entendre. Essayez autant que possible de varier les intonations de votre voix.

5. Inspirez l’enthousiasme pour susciter l’intérêt. Si vous voulez que d’autres personnes soient enthousiastes, alors ayez l’air enthousiaste. Trop de gens disent : « Nous sommes très heureux de vous présenter ce nouveau service », d’une voix monocorde.

6. Éliminez les slides. Entrainez-vous à présenter les informations en vous appuyant sur les slides jusqu’à ce que vous maitrisiez votre présentation. Puis faites votre présentation sans les slides. Vous présenterez les mêmes informations, mais de manière beaucoup plus agréable et dynamique.

Cela aidera aussi votre public à mieux comprendre comment les informations que vous lui donnez le concernent, en bien ou en mal.

C’est la même chose pour les remarques finales. « Merci » et « Y a-t-il des questions » ne sont pas de bonnes formules pour clore un discours ou une présentation. Vos derniers mots représentent votre dernière opportunité de faire passer un message ou de demander à votre auditoire de faire quelque chose.

Autres rappels :
■ Entrainez-vous à voix haute : cela vous aidera à bien articuler, à éliminer les tics de langage et à vérifier que votre discours sonne bien à l’oreille.

■ Faites des listes : quand vous vous serez suffisamment entrainé et que vous aurez bien intégré votre discours ou présentation, essayez de transformer votre texte en liste de points à aborder pour vous permettre de parler, faire des gestes et donner l’impression que vous avez une simple conversation.

■ Appropriez-vous votre discours, mais ne l’apprenez pas par cœur: si vous essayez de mémoriser votre discours, vous risquez de ne pas vous concentrer sur le moment présent, car vous serez obnubilé par la prochaine chose que vous devrez dire. N’exprimez pas vos idées de la même façon à chaque fois.

Enfin, voyez vos discours comme une extension de vous-même. Vous êtes un expert qui s’exprime pour aider les autres à mieux comprendre ce que vous savez. Si vous êtes intéressant et que vous vous efforcez de leur faire comprendre les informations, ils vous écouteront.

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