Charte de gestion des conflits d’intérêts

En communication de crise, la confiance est un actif vital. Elle repose sur une promesse simple : nos recommandations servent l’intérêt de nos clients, sans influence cachée, sans double agenda, sans réutilisation d’informations, sans arbitrage biaisé par un autre dossier ou par un intérêt personnel insiste l’expert en communication de crise Florian Silnicki, Président Fondateur de l’agence LaFrenchCom.

Or, dans un secteur où les crises peuvent être simultanées, sectorielles, médiatisées, politisées ou juridiquement sensibles, le risque de conflit d’intérêts est structurel. Il peut être évident (deux concurrents directs) ou subtil (un partenaire, un investisseur, un ancien dirigeant, un lien familial, un mandat extérieur, une situation de “perception” publique).

Cette charte formalise la doctrine et les mécanismes par lesquels LaFrenchCom :

• identifie les conflits d’intérêts (réels, potentiels ou perçus) ;
• les prévient et les traite avec rigueur ;
• protège la confidentialité et l’indépendance de ses recommandations ;
• assume de refuser ou d’interrompre une mission si la neutralité ne peut être garantie.

Cette charte est un cadre professionnel et éthique. Elle ne constitue pas un avis juridique et ne se substitue pas à des obligations légales ou réglementaires spécifiques pouvant s’appliquer au client ou à d’autres professions (ex. avocats).

Objet et finalité

Objet

La présente charte définit :

• ce qu’est un conflit d’intérêts en communication de crise ;
• les situations à risque ;
• la procédure de détection et d’évaluation ;
• les mesures de traitement (refus, cloisonnement, retrait, etc.) ;
• la gouvernance interne et la traçabilité.

Finalité

Notre finalité est triple :

1. Préserver l’indépendance de nos conseils et décisions opérationnelles.
2. Protéger la confidentialité des informations confiées par chaque client.
3. Éviter tout doute légitime sur notre neutralité — y compris en termes de perception externe.

Champ d’application

Cette charte s’applique :

• à l’ensemble des dirigeants, salariés, consultants, freelances, sous‑traitants et partenaires intervenant pour LaFrenchCom ;
• à toutes les missions (prévention, préparation, gestion, sortie de crise, formation) ;
• à tous les secteurs et types d’acteurs (entreprises, institutions, dirigeants, associations, etc.) ;
• à toutes les étapes : avant acceptation, pendant la mission, après la mission (pour certaines obligations de confidentialité et de non‑réutilisation des informations).

Définitions : réel, potentiel, perçu

Conflit d’intérêts réel

Situation dans laquelle LaFrenchCom (ou un membre de l’équipe) ne peut pas servir pleinement l’intérêt d’un client sans porter atteinte à l’intérêt d’un autre client, ou à un intérêt personnel, ou à une obligation de confidentialité.

Exemples :

• accompagner deux parties opposées dans une même crise ;
• accompagner deux concurrents directs sur des enjeux identiques et simultanés où les informations sont stratégiques.

Conflit d’intérêts potentiel

Situation dans laquelle un conflit pourrait émerger selon l’évolution du dossier, du marché, d’une procédure, d’un rachat, d’un changement d’actionnariat, etc.

Exemple :

• mission dans un secteur en consolidation où des opérations M&A sont probables.

Conflit d’intérêts perçu (ou apparent)

Situation où, même si l’agence est techniquement neutre, un observateur raisonnable pourrait douter de son impartialité.

Exemples :

• un consultant a un lien personnel visible avec un acteur du dossier ;
• l’agence intervient dans une crise fortement médiatisée où des rapprochements sont faciles à faire.

Principe LaFrenchCom : la perception compte. En crise, l’apparence d’un conflit peut être aussi destructrice que le conflit lui‑même.

Principes directeurs

Primauté de l’intérêt du client dans le cadre éthique

Nos recommandations visent l’intérêt du client dans un cadre intègre (voir nos chartes d’éthique, d’acceptation des missions et de non‑manipulation).

Confidentialité absolue entre clients

Les informations d’un client ne servent jamais à un autre client.
Cela inclut les informations explicites, mais aussi les apprentissages opérationnels trop spécifiques permettant une déduction.

Indépendance de jugement

Nous refusons que des intérêts extérieurs (financiers, relationnels, médiatiques, politiques) orientent nos recommandations.

Prévention, transparence responsable, traçabilité

Nous privilégions :

• la détection en amont,
• une transparence responsable vis‑à‑vis du client lorsque nécessaire,
• une traçabilité interne des arbitrages.

Typologie des conflits d’intérêts

Conflits “client / client”

• concurrents directs ;
• acteurs opposés (parties prenantes antagonistes : entreprise vs collectif, entreprise vs fournisseur, etc.) ;
• crise sectorielle simultanée où la moindre information est sensible ;
• dossiers liés par une même procédure, un même incident, un même territoire, une même chaîne d’approvisionnement.

Conflits “client / agence”

• intérêt commercial (pression pour conserver un budget) qui pourrait altérer la franchise d’un conseil ;
• dépendance économique excessive à un seul client ;
• objectif de visibilité (prix, classement, communication) incompatible avec la discrétion requise.

Conflits “personne / mission”

• liens familiaux, amicaux, affectifs, ou hostiles avec un acteur du dossier ;
• passé professionnel récent chez une partie prenante ;
• mandat extérieur (conseil, association, board, activité parallèle) ;
• intérêt financier direct (actions, options, investissements) dans un acteur concerné.

Conflits “partenaires / sous‑traitants”

• un sous‑traitant travaille simultanément pour une partie adverse ;
• un partenaire technique a un intérêt dans un acteur du dossier ;
• un prestataire détient des informations croisées sur plusieurs clients.

Détection : quand et comment nous identifions les conflits

Avant l’acceptation (phase d’intake)

Avant tout démarrage, nous réalisons un conflit check proportionné :

• identification du client et des entités liées pertinentes (groupe, filiales, marque, dirigeants concernés) ;
• cartographie rapide des parties prenantes (adversaires, partenaires, régulateurs, syndicats, ONG, etc.) ;
• vérification interne : clients en portefeuille, prospects actifs, missions récentes dans le même espace concurrentiel ;
• déclaration des personnes pressenties sur le dossier (liens, intérêts, mandats).

En cours de mission (surveillance continue)

Un conflit peut apparaître après le début :

• évolution de la crise (nouvelle partie prenante, nouvelle accusation, procédure) ;
• acquisition / fusion / changement d’actionnariat ;
• extension du périmètre (autre pays, autre entité, autre gamme produit) ;
• sollicitation d’un autre client sur un sujet adjacent.

Nous imposons une discipline : tout changement de périmètre déclenche un re‑check.

En situation d’urgence

En crise, la vitesse ne supprime pas le risque.
Nous appliquons un fast conflict check avant toute action sensible :

• check express (15–30 minutes) avec un référent ;
• si doute important : limitation du mandat aux actions de stabilisation non sensibles, ou report, ou refus.

Évaluation : comment nous jugeons la gravité

Nous évaluons chaque situation selon quatre dimensions :

1. Opposition : sommes‑nous potentiellement au service de deux intérêts antagonistes ?
2. Sensibilité de l’information : la mission implique‑t‑elle des informations stratégiques, non publiques, exploitables ?
3. Capacité de cloisonnement : pouvons‑nous garantir une séparation réelle (équipes, outils, validation, accès) ?
4. Risque de perception : un tiers raisonnable pourrait‑il interpréter notre position comme biaisée ?

Décision standard :

• Si conflit réel non maîtrisable → refus ou retrait
• Si conflit potentiel maîtrisable → mesures renforcées + information/consentement si nécessaire
• Si conflit perçu significatif → mesures de transparence + aménagement ou refus selon le risque

Mesures de traitement (ordre de priorité)

Refus de mission

Nous refusons lorsque :

• nous ne pouvons pas garantir l’indépendance et la confidentialité ;
• la mission nous placerait au cœur d’intérêts opposés ;
• l’apparence de conflit est trop forte et non réparable.

Retrait de mission

Nous nous retirons si un conflit apparaît et devient non gérable.

Procédure (principe) :

• notification au client,
• explication du cadre (sans divulguer d’informations sur d’autres clients),
• suspension des actions sensibles,
• organisation d’un handover si possible et sûr.

Cloisonnement (“muraille de Chine”)

Si la situation l’exige, nous pouvons mettre en place un cloisonnement strict :

• équipes distinctes (sans recouvrement) ;
• référent séparé pour validation ;
• systèmes et espaces documentaires séparés ;
• interdiction de partage interne hors équipe ;
• règle du besoin d’en connaître ;
• traçabilité des accès et des versions.

Principe : un cloisonnement doit être réel, pas théorique. S’il est invérifiable ou fragile, il ne suffit pas.

Recusation d’un consultant

Si le conflit est lié à un individu, nous pouvons :

• retirer cette personne du dossier,
• réaffecter un autre consultant,
• instaurer une interdiction d’accès aux documents et réunions.

Limitation de périmètre

Dans certains cas, nous acceptons une mission limitée :

• uniquement stabilisation et gouvernance,
• sans stratégie concurrentielle,
• sans analyse sensible,
• sans accès à certains éléments.

Cette option n’est retenue que si elle protège réellement le client.

Consentement éclairé

Si une situation est gérable mais pourrait susciter un doute, nous pouvons proposer un cadre de transparence :

• information du client sur la nature générale du risque,
• explication des mesures de protection,
• consentement écrit lorsque pertinent.

Important : nous ne divulguons jamais l’identité d’autres clients, ni des détails de leurs missions, dans ce cadre.

Règles spécifiques : information, confidentialité, non‑réutilisation

Non‑réutilisation des informations

Les informations d’un client ne sont pas utilisées :

• pour avantager un autre client,
• pour répondre à un prospect,
• pour construire une offre,
• pour alimenter un contenu public.

Cette règle inclut les informations “par recoupement”, les détails tactiques et les données internes.

Protection des données et des livrables

• accès limité,
• segmentation des dossiers,
• gestion stricte des droits,
• stockage sécurisé,
• durée de conservation encadrée.

Interdiction de “double rôle”

Nous refusons de tenir simultanément des positions incompatibles (ex. conseiller un client et intervenir publiquement contre une partie prenante du même dossier).

Gouvernance interne

Référent conflits d’intérêts

LaFrenchCom désigne un référent (ou une instance) chargé de :

• valider les décisions sensibles,
• arbitrer les cas ambigus,
• maintenir le registre interne,
• piloter les mesures de cloisonnement.

Registre interne des conflits

Nous tenons un registre interne (non public) comprenant :

• la qualification (réel/potentiel/perçu),
• la décision (refus, cloisonnement, recusation, etc.),
• les mesures mises en place,
• la date et les responsables de l’arbitrage.

Déclarations internes

Les membres de l’équipe sont tenus de déclarer :

• liens personnels significatifs,
• mandats extérieurs,
• intérêts financiers directs pertinents,
• situations pouvant créer une apparence de biais.

L’objectif est la protection collective, pas la surveillance. La déclaration est un mécanisme de sécurité.

Formation et culture

Nous formons régulièrement nos équipes de consultants en communication de crise à :

• reconnaître les conflits (y compris perçus),
• réagir vite en urgence,
• appliquer les mesures de cloisonnement,
• gérer les demandes clients délicates,
• documenter sans divulguer.

Non‑respect : conséquences

Le non‑respect de cette charte peut entraîner :

• retrait immédiat du dossier,
• mesures disciplinaires internes,
• rupture de collaboration avec un sous‑traitant,
• voire résiliation contractuelle si une violation met en danger un client ou une partie prenante.

Révision et publication

Cette charte :

• est publique,
• est révisée périodiquement pour intégrer l’évolution des pratiques et des risques,
• s’articule avec nos autres chartes (éthique/intégrité, acceptation des missions, non‑communication clients, sécurité de l’information).

Mini check‑list “conflit check”

1. Le client est‑il en situation de concurrence directe avec un client actuel ou récent ?
2. La mission implique‑t‑elle des informations stratégiques non publiques (prix, supply, sécurité, juridique, M&A, RH) ?
3. La crise implique‑t‑elle des parties opposées (procédure, conflit social, litige) ?
4. Un membre pressenti de l’équipe a‑t‑il un lien personnel/professionnel avec une partie prenante ?
5. Un sous‑traitant ou partenaire travaille‑t‑il pour une partie concernée ?
6. Le risque de perception externe (médias, réseaux) est‑il élevé ?
7. Pouvons‑nous mettre en place un cloisonnement réel et contrôlable ?
8. Si non : refus ou retrait.

LaFrenchCom considère qu’en communication de crise, la compétence ne se mesure pas seulement à la rapidité ou à l’aisance médiatique, mais aussi à la capacité de dire :

• “nous ne pouvons pas” quand l’indépendance est menacée,
• “nous devons nous retirer” quand la neutralité n’est plus garantie,
• “nous cloisonnons strictement” quand l’intérêt des clients l’exige.

Cette charte est un engagement : pas de double jeu, pas de confusion des intérêts, pas de réutilisation des informations, et une gestion rigoureuse de tout risque de conflit réel, potentiel ou perçu.