Press office
Une solution globale pour piloter la relation presse en situation sensible
Objectifs stratégiques du press office en crise
Piloter la relation presse : assurer la cohérence des messages et la fluidité des échanges entre l’organisation et les médias, dans un climat d’urgence et de forte exposition.
Maîtriser les prises de parole : gérer chaque intervention médiatique (interviews, communiqués, conférences de presse) pour préserver l’image de l’organisation et éviter tout dérapage.
Garantir l’unicité du discours : centraliser l’information pour qu’il n’y ait qu’une seule version officielle, reconnue et validée, quelles que soient les personnes contactées par les journalistes.
Maintenir la confiance : rassurer les journalistes sur la disponibilité, la transparence et la bonne foi de l’organisation, malgré les difficultés rencontrées.
Préserver la réputation : atténuer les impacts médiatiques en réduisant la confusion, les rumeurs ou la désinformation, et en fournissant des informations factuelles dans les meilleurs délais.
Missions assurées par le press office
Le Press office en contexte de crise couvre l’ensemble des tâches nécessaires pour gérer et coordonner la communication médias :
1. Rédaction et diffusion des communiqués
- Élaboration de messages officiels adaptés à chaque phase de la crise, validés par la direction ou la cellule de crise.
- Diffusion structurée (listes de journalistes, fils de presse, publication web) avec suivi pour s’assurer de la bonne réception et d’une couverture factuelle.
2. Réponse aux journalistes
- Gestion centralisée des sollicitations entrants : appels, e-mails, demandes d’interview, questions d’actualité.
- Filtrage des demandes, évaluation de leur pertinence, apport d’une réponse rapide et coordonnée pour éviter tout flottement.
3. Coordination des prises de parole
- Programmation et pilotage des interviews, briefings ou conférences de presse.
- Mise en cohérence des interventions multiples (dirigeants, experts, porte-parole externe) pour maintenir une ligne de communication uniforme.
4. Mise à disposition d’un porte-parole
- Possibilité de déléguer la prise de parole à un expert externe aguerri à la communication de crise (ou d’appuyer un dirigeant en interne).
- Garantir un discours maîtrisé et un ton conforme aux valeurs de l’organisation.
5. Briefings presse
- Organisation de sessions d’information approfondies avec les journalistes pour contextualiser la crise, présenter des données techniques ou juridiques, et clarifier les enjeux.
- Préparation de supports ad hoc (dossiers, fiches) et encadrement des échanges pour garder le fil du discours.
6. Organisation des interviews et relances actives
- Prise de contact proactive avec les médias-clés pour proposer des entretiens ou angles de traitement corrects.
- Suivi individualisé des journalistes influents afin de s’assurer que la version de l’organisation est prise en compte et diffusée fidèlement.
7. Traitement des demandes urgentes
- Capacité à répondre en temps réel, 24/7, pour gérer un incident critique (accident, révélations soudaines, crise qui s’aggrave).
- Activation instantanée d’une procédure spéciale pour éviter tout silence médiatique qui alimente la rumeur ou l’escalade de la crise.
8. Centralisation de l’information
- Récolte et validation des faits et données (chronologie, chiffres, positions officielles) auprès des différents services de l’organisation.
- Mise à disposition de ces informations pour toute communication presse, afin d’éviter les incohérences ou les doublons.
Services complémentaires
1. Veille médiatique
- Monitoring en continu des publications (presse écrite, web, TV, radio, réseaux sociaux) pour détecter rapidement les contenus inexacts ou hostiles.
- Alerte immédiate à la cellule de crise si des éléments nouveaux sont diffusés.
2. Cartographie des journalistes influents
- Identification précise des médias et journalistes majeurs dans le secteur concerné, y compris dans les domaines spécialisés (judiciaire, économie, environnement, local).
- Évaluation de leurs attentes, de leur ligne éditoriale, et du niveau de confiance préexistant ou à construire.
3. Media training
- Préparation intensive des porte-parole (dirigeant, expert, avocat) pour les interviewer en situation réelle : gestion du stress, réponses aux questions pièges, attitude face à la caméra, etc.
- Simulations et debriefings pour solidifier la cohérence du discours et l’aisance oratoire.
4. Éléments de langage
- Élaboration d’un pool de messages clés, phrases pivot, arguments techniques, en lien avec la stratégie de crise.
- Fiches Q&A (Questions/Réponses) pour faciliter les entretiens et éviter les contradictions.
5. Reporting quotidien et outils de suivi
- Synthèse quotidienne des retombées presse, analyse de leur tonalité, ajustement des priorités en conséquence.
- Outils de pilotage : tableaux de bord de la couverture médiatique, répartition des journalistes, calendrier des interventions.
6. Gestion des droits de réponse
- Rédaction et diffusion de rectificatifs ou droits de réponse formels si un média publie des informations inexactes ou diffamatoires.
- Conseil sur l’opportunité et la forme du droit de réponse (courtois, argumenté, légal si nécessaire).
Formats de crise adressés
Le Press office en crise s’adapte à toutes les situations sensibles pouvant nécessiter une couverture médiatique coordonnée :
- Crise industrielle (accident, pollution, incident sur un site).
- Crise sociale (conflit syndical, PSE, blocage d’usine, séquestration de dirigeant).
- Crise judiciaire (procès pénal, instruction en cours, perquisitions, mise en examen).
- Cyberattaque (intrusion dans les systèmes, ransomware, vol de données).
- Attaque réputationnelle (campagne de dénigrement, fake news, scandale relayé sur les réseaux).
- Crise sectorielle (effondrement de marché, affaires collectives touchant plusieurs acteurs d’un même secteur).
- Autres crises (catastrophe naturelle impactant l’organisation, crise géopolitique, sanitaire, etc.).
Mobilisation en mode cellule de crise 24/7
En situation d’extrême urgence, le Press office peut être activé en cellule de crise :
- Équipe dédiée 24 h/24, 7 j/7 pour la coordination presse, capable de réagir aux événements nocturnes, week-ends ou jours fériés.
- Astreinte téléphonique permanente pour répondre aux médias et consulter la direction avant tout engagement public.
- Suivi en temps réel des canaux d’information (AFP, réseaux sociaux, alertes Google, etc.) pour effectuer des réponses ou des clarifications immédiates.
- Mise en place d’un poste de commandement (virtuel ou physique) pour regrouper les communicants, valider les messages d’urgence et programmer les interventions presse sans délai.
Bénéfices de l’externalisation du Press office
- Réactivité accrue : en s’appuyant sur un partenaire rompu aux crises, l’organisation gagne en vitesse d’exécution et n’est pas freinée par ses contraintes internes (hiérarchie, bureaucratie…).
- Professionnalisation : l’expertise pointue en relations presse dans un contexte tendu garantit une meilleure qualité des messages, une posture plus crédible et une gestion rodée des médias.
- Confidentialité et discrétion : l’externalisation permet de cloisonner l’information sensible en confiant la gestion presse à une équipe restreinte et dédiée, minimisant le risque de fuites internes.
- Coordination centralisée : le partenaire Press office assure l’unification du discours, évitant les divergences entre différents services ou filiales, ainsi que le saupoudrage d’initiatives individuelles.
- Délestage de la direction : pendant la crise, le temps du comité exécutif est précieux. En déléguant la gestion opérationnelle des médias, les dirigeants peuvent se concentrer sur la prise de décisions stratégiques, sans être submergés par les sollicitations presse.
- Dispositif modulable : la formule peut s’intégrer à une cellule de crise déjà en place ou remplacer entièrement un département presse interne si celui-ci est sous-dimensionné ou dépassé.
Cas d’usage types
- Incident industriel majeur : Un site chimique subit une explosion. Les télévisions locales arrivent sur place, le public s’inquiète de l’impact environnemental. Le Press office prend en charge tous les contacts médias, diffuse en continu les données sur l’avancée des secours et se coordonne avec les autorités pour éviter la confusion.
- Plan social très médiatisé : Une entreprise annonce la suppression de plusieurs centaines de postes. Les syndicats mobilisent la presse pour dénoncer la décision. Le Press office diffuse des communiqués, organise des interviews du dirigeant, répond aux sollicitations, veille à ce que la position de l’entreprise (contexte économique, aides proposées) soit bien exposée.
- Procédure judiciaire : Un dirigeant mis en examen pour abus de biens sociaux. Le Press office centralise toutes les demandes, prépare les messages validés par les avocats, oriente les journalistes spécialisés pour qu’ils comprennent les aspects juridiques, gère d’éventuels droits de réponse.
- Cyberattaque massive : Les données clients d’une marque de e-commerce sont divulguées. Les médias relatent l’ampleur de la faille. Le Press office communique la chronologie de l’incident, explique les mesures techniques prises et atteste de la collaboration avec les autorités.
- Fake news et désinformation : Un concurrent répand des rumeurs infondées visant la réputation de l’organisation. Le Press office intervient pour formuler des démentis clairs, contacter les médias ayant relayé la fausse information, exiger des mises à jour.
- Crise sectorielle : Plusieurs acteurs d’un même secteur se retrouvent au cœur d’une controverse (pratiques anti-environnementales, entente sur les prix, etc.). Le Press office veille à distinguer la position de l’organisation des autres, en privilégiant la transparence et en mettant en avant les correctifs entrepris.
Le Press office en contexte de crise propose une solution globale de coordination et de gestion des relations presse urgentes. Il s’adapte aux situations les plus variées : crise industrielle, judiciaire, sociale, réputationnelle ou sectorielle. Grâce à une équipe mobilisable 24/7 et à un large panel de missions (rédaction de communiqués, organisation d’interviews, relances actives, veille médiatique, media training, droits de réponse, etc.), ce bureau de presse externalisé contribue à stabiliser l’image de l’organisation en pleine tempête. Son rôle : maintenir une cohérence absolue du discours, garantir la réactivité face aux demandes des journalistes, et orchestrer l’ensemble des actions de communication pour minimiser l’impact négatif de la crise. De la petite PME en tension à la multinationale exposée sur la scène internationale, toutes peuvent s’appuyer sur ce service pour traverser la crise avec une posture maîtrisée et professionnelle.