Charte de coordination avec le juridique et respect des procédures

En situation de crise, la communication n’est jamais “hors sol”. Elle se déploie dans un environnement où coexistent des contraintes et des responsabilités parfois lourdes : enquêtes internes, procédures disciplinaires, contentieux, régulation, obligations de notification, audits, contrôles, négociations, relations sociales, parfois instruction judiciaire.

Dans ces contextes, une bonne communication de crise n’est pas celle qui parle le plus vite : c’est celle qui protège ce qui doit l’être, dit ce qui peut l’être, et ne compromet pas ce qui est en cours insiste l’expert en communication de crise Florian Silnicki, Président Fondateur de l’agence LaFrenchCom.

Chez LaFrenchCom, nous considérons que la coordination avec le juridique (direction juridique, conformité, DPO, avocats externes) est un pilier de la gestion de crise. Elle ne consiste pas à “faire valider des phrases” en dernière minute ; elle consiste à organiser une gouvernance qui permette :

• de communiquer avec rigueur, sans admissions inutiles ni imprécisions dangereuses ;
• de préserver les enquêtes, les droits de la défense, et les obligations réglementaires ;
• d’assurer une cohérence interne/externe ;
• de protéger les personnes (victimes, salariés, dirigeants, parties prenantes) ;
• de conserver une traçabilité des décisions sensibles.

Cette charte formalise notre méthode de coordination avec le juridique et notre engagement à respecter les procédures, sans confusion de rôles :
LaFrenchCom n’est pas un cabinet d’avocats et ne fournit pas de conseil juridique. Nous travaillons en coordination avec les juristes compétents du client et/ou ses conseils externes, et nous intégrons leurs contraintes dans une stratégie de communication responsable.

Objet et finalité

Objet

Cette charte définit :

• le cadre de coordination entre LaFrenchCom, le client, et la fonction juridique (interne/externe) ;
• les principes de respect des procédures (enquête, contentieux, régulation, social, données personnelles, etc.) ;
• les règles de validation des messages et des prises de parole ;
• les garde‑fous visant à éviter la “crise de la crise” (dérapage, contradiction, obstruction, diffusion d’informations sensibles).

Finalité

Notre finalité est triple :

1. Sécuriser la parole : dire ce qui est utile, exact, et juridiquement tenable.
2. Protéger les procédures : ne pas perturber des enquêtes, ne pas compromettre des droits, ne pas créer de risques supplémentaires.
3. Préserver la confiance : communication cohérente, humaine, proportionnée, alignée sur des actions.

Champ d’application

Cette charte s’applique :

• à toutes nos missions de crise (prévention, préparation, gestion, sortie de crise) ;
• à tous les canaux (médias, réseaux sociaux, interne, investisseurs, parties prenantes) ;
• à toutes les situations impliquant, même potentiellement :
  • enquête interne ou externe,
  • procédure judiciaire ou précontentieuse,
  • régulateur/autorité administrative,
  • notification réglementaire,
  • obligations relatives aux données personnelles,
  • dispositifs RH et relations sociales.

Principes directeurs

Complémentarité des rôles : “le juridique sécurise, la communication structure”

• Le juridique (DJ, avocats) éclaire : risques, obligations, interdits, formulations sensibles, calendrier procédural, preuves, droits.
• La communication (LaFrenchCom) organise : gouvernance de message, clarté, pédagogie, empathie, cohérence multi‑canaux, rythme, anticipation.

Objectif commun : protéger le client sans dégrader l’intégrité des faits ni la dignité des personnes.

Primauté des faits et gestion de l’incertitude

En crise, l’information évolue. Nous distinguons systématiquement :

• ce qui est établi,
• ce qui est probable,
• ce qui est en cours de vérification,
• ce qui est faux ou non corroboré.

Nous préférons une parole prudente et évolutive (“mise à jour”) à une parole péremptoire qui devra être démentie.

Ne pas perturber les procédures (principe de non‑interférence)

Nous nous interdisons toute action qui :

• met en péril une enquête interne ou une instruction,
• influence indûment des témoins,
• révèle des éléments probatoires,
• expose des identités,
• ou crée un risque d’obstruction.

Cohérence interne/externe

Une crise se perd souvent par contradiction : entre le DG et l’avocat, entre l’interne et l’externe, entre un communiqué et un tweet, entre un pays et un autre.
Nous imposons une discipline : un récit factuel cohérent, une doctrine d’updates, et des validations harmonisées.

Traçabilité des arbitrages sensibles

Les messages clés, les versions, les validations, et les décisions structurantes doivent pouvoir être retracés.
Ce n’est pas une bureaucratie : c’est une protection (cohérence, responsabilité, continuité).

Vitesse maîtrisée : “fast, but safe”

La rapidité est importante, mais la précipitation est toxique.
Nous déployons des mécanismes “fast track” (déclarations provisoires, holding statements) compatibles avec la validation juridique.

Gouvernance : rôles et responsabilités

Acteurs côté client

Selon l’organisation, la gouvernance inclut généralement :

• Direction générale / dirigeant : arbitrage final et responsabilité de la parole.
• Direction juridique (DJ) / conformité / DPO : cadre juridique, procédure, risques, obligations, calendrier.
• Avocats externes (le cas échéant) : stratégie contentieuse, formulation à risque, communication sous contrainte de procédure.
• RH / relations sociales : obligations internes, CSE, discipline, protection des salariés.
• Sécurité / HSE / IT : aspects opérationnels, sûreté, cybersécurité, prévention des risques.
• Communication interne/Corporate : diffusion, canaux, alignement porte‑paroles.

Rôle de LaFrenchCom

LaFrenchCom intervient comme :

• architecte de la réponse (gouvernance, messages, plan de diffusion) ;
• garant de la cohérence (même vérité, mêmes éléments, même cadence) ;
• méthodologue (Q&A, scénarios, porte‑parole, monitoring) ;
• facilitateur de coordination avec le juridique (process et arbitrages), sans se substituer au juridique.

RACI (principe)

Pour éviter la confusion, nous clarifions en démarrage :

• R (Responsible) : qui rédige, qui exécute ?
• A (Accountable) : qui décide en dernier ressort ?
• C (Consulted) : qui doit être consulté (juridique, RH, IT…) ?
• I (Informed) : qui doit être informé, sans valider ?

Processus de coordination avec le juridique

Mise en place dès le démarrage

Dès l’ouverture d’un dossier, nous définissons :

• qui est le référent juridique (interne/externe) ;
• le périmètre : ce qui relève d’une validation juridique obligatoire ;
• la chaîne de validation (niveaux, délais, remplaçants) ;
• un protocole d’urgence (nuit/week‑end) ;
• la doctrine “ce qu’on peut dire / ne pas dire / pas encore” ;
• les contraintes de calendrier (notifications, audiences, audits, publications).

Matrice factuelle et “grille de sensibilité”

Nous bâtissons une matrice simple :

• faits confirmés (preuves disponibles) ;
• faits en investigation ;
• allégations/accusations ;
• points juridiquement sensibles (responsabilité, faute, causalité, montants, identités, sécurité) ;
• points humains sensibles (victimes, mineurs, salariés, communautés).

Cette matrice devient la base :

• du communiqué,
• du Q&A,
• des scripts porte‑parole,
• des réponses réseaux sociaux.

Rédaction et validation : boucle standard

Boucle de validation recommandée :

1. rédaction (LaFrenchCom + équipe client communication)
2. vérification factuelle (sources internes)
3. revue juridique (DJ/avocats)
4. relecture “cohérence + ton + risques humains”
5. validation finale (décideur désigné)
6. diffusion + monitoring + plan d’update

Fast track : déclarations provisoires et mises à jour

Lorsque la pression médiatique exige une réaction très rapide, nous privilégions :

• un holding statement (message bref, factuel, non spéculatif) ;
• un engagement d’update (“point à X heure”) ;
• une orientation vers un point de contact.

Le holding statement doit être compatible avec la validation juridique, car il peut être la phrase la plus reprise.

Discipline de versions

Nous instaurons :

• un document maître par livrable ;
• un nommage daté/versionné ;
• l’identification de qui valide quoi.

Objectif : éviter les contradictions, les “copies divergentes” et les erreurs de dernière minute.

Respect des procédures : règles par grands scénarios

Enquête interne (éthique, conformité, harcèlement, fraude, incident)

Principes :

• ne pas commenter des éléments non vérifiés ;
• ne pas exposer des personnes (victimes, témoins, mis en cause) ;
• ne pas influencer ou intimider des témoins ;
• protéger la confidentialité des auditions et pièces.

Communication recommandée :

• existence d’une enquête (si pertinent) ;
• méthode (tiers indépendant, calendrier) ;
• principes (protection des personnes, tolérance zéro, mesures conservatoires si applicable) ;
• engagement de transparence responsable (ce qui sera communiqué à l’issue, selon les règles).

Procédure disciplinaire / RH

Principes :

• respect du contradictoire et de la présomption (selon contexte) ;
• prudence sur les sanctions annoncées ;
• priorité à la communication interne (managers, collaborateurs) lorsque possible ;
• protection des personnes et des données personnelles.

Risques classiques :

• annoncer une sanction avant procédure ;
• révéler des éléments RH nominativement ;
• créer un préjudice irréversible par une communication trop précise.

Contentieux civil/Commercial, pénal, prud’homal

Principes :

• ne pas “plaider” sur les réseaux sociaux ;
• éviter les attaques personnelles contre parties adverses, avocats, témoins ;
• ne pas communiquer d’éléments probatoires ou de pièces de procédure ;
• éviter les formulations assimilables à un aveu de responsabilité si cela n’est pas assumé et validé.

Doctrine de parole (souvent utile) :

• rappeler les faits publics et le cadre de droit ;
• indiquer qu’une procédure est en cours ;
• se concentrer sur les actions concrètes (mesures prises) ;
• ne pas spéculer sur l’issue.

Relation aux autorités et régulateurs

Principes :

• respecter les obligations de notification (délais, formes, canaux) ;
• ne pas contredire publiquement une position ou un dossier transmis ;
• ne pas diffuser des informations de sécurité sensibles ;
• coordonner le calendrier (ce qui est dit aux autorités et ce qui est dit au public).

Données personnelles (incident, fuite, cyberattaque)

Principes :

• coordination étroite avec DPO/juridique/IT sécurité ;
• ne pas publier des détails techniques exploitables ;
• ne pas minimiser ou maximiser sans éléments ;
• fournir des informations utiles aux personnes concernées (mesures de protection) selon le cadre applicable.

Communication recommandée :

• ce qui est connu (nature générale de l’incident) ;
• ce qui est fait (investigation, containment, assistance) ;
• recommandations aux personnes (vigilance, actions) ;
• point de contact dédié ;
• calendrier de mise à jour.

Marchés financiers et information sensible (si applicable)

Lorsque le client est coté ou soumis à des obligations spécifiques :

• coordination renforcée avec juridique/finance/IR ;
• vigilance sur les informations privilégiées, la communication sélective, le timing ;
• cohérence entre annonces officielles et réponses presse/réseaux.

(LaFrenchCom ne se substitue pas aux obligations de marché, mais ajuste la stratégie de communication en conséquence.)

Doctrine de prise de parole : “ce que nous évitons” et “ce que nous privilégions”

Nous évitons (par défaut)

• les détails techniques ou probatoires non nécessaires ;
• la personnalisation nominative ;
• les hypothèses présentées comme faits ;
• les angles agressifs et accusatoires ;
• les “déclarations définitives” quand l’information est mouvante ;
• les promesses intenables (“cela n’arrivera plus jamais”) ;
• les formulations juridiques improvisées.

Nous privilégions

• la clarté des faits confirmés ;
• l’explication de la méthode (enquête, audit, actions) ;
• la protection des personnes ;
• la cohérence multi‑canaux ;
• les mises à jour programmées ;
• des messages qui résistent à la reprise médiatique (titres, citations, extraits).

Lignes rouges : ce que la coordination avec le juridique ne doit jamais devenir

La coordination juridique n’est pas un prétexte pour :

• mentir ou fabriquer des faits ;
• organiser l’obstruction ou la destruction d’informations ;
• intimider des témoins, journalistes ou parties prenantes ;
• diffuser sciemment de la désinformation ;
• sacrifier un individu comme bouc émissaire ;
• “gagner du temps” en inventant une version.

Si une demande va dans ce sens, LaFrenchCom applique sa charte d’acceptation des missions et lignes rouges : refus, suspension, ou retrait.

Conservation, preuve et “litigation hold” : discipline de protection

En crise, la traçabilité peut devenir critique. Sans se substituer au juridique, nous appliquons des pratiques compatibles avec :

• la conservation des versions importantes ;
• la non‑altération des documents maîtres ;
• l’organisation des archives de crise (chronologie, décisions, validations).

Lorsque le juridique met en place un litigation hold (conservation de documents), nous nous alignons :

• en évitant la suppression non contrôlée ;
• en respectant les règles de conservation définies par le client ;
• en limitant la dispersion des copies.

Formation, simulation et préparation

La meilleure coordination juridique se prépare avant l’urgence.

Nous recommandons :

• exercices de crise incluant juridique/RH/IT/sécurité ;
• scénarios de validation “fast track” ;
• media training porte‑parole avec contraintes de procédure ;
• kits “holding statement” pré‑validables ;
• check-lists par type de crise (social, cyber, accident, produit, éthique).

Gouvernance interne LaFrenchCom : application et contrôle

LaFrenchCom met en place :

• un référent senior garant de la coordination multi‑fonctions ;
• une discipline de validation et de versioning ;
• un protocole d’escalade : quand le juridique doit être saisi immédiatement ;
• une règle de prudence : en cas de doute juridique majeur, la publication est suspendue jusqu’à arbitrage.

Publication, révision et articulation avec nos autres chartes

Cette charte :

• est publique et pédagogique ;
• est révisée périodiquement ;
• s’articule avec :
  • la Charte d’éthique et d’intégrité,
  • la Charte d’acceptation des missions et lignes rouges,
  • la Charte de gestion des conflits d’intérêts,
  • la Charte de confidentialité renforcée et sécurité de l’information,
  • la Charte de non‑communication sur nos clients et missions.

Annexe A — Check‑list “validation juridique” (prête à l’emploi)

Avant toute prise de parole sensible, vérifier :

1. Faits : confirmés / en cours / incertains clairement séparés
2. Identités : aucune exposition inutile (victimes, témoins, salariés)
3. Responsabilité : pas d’aveu implicite non assumé et non validé
4. Procédures : enquête / contentieux / régulateur en cours ? contraintes ?
5. Données personnelles : minimisation + canal approprié
6. Sécurité : pas de détails exploitables (cyber, sûreté, sites)
7. Calendrier : cohérence avec notifications/obligations/communications officielles
8. Versions : document maître, validation tracée, porte‑parole briefé

Annexe B — Modèle de “holding statement” compatible procédures

“Nous avons été informés de [l’événement] survenu le [date/heure]. Nos équipes sont mobilisées pour [priorité : sécurité / assistance / continuité / investigation]. À ce stade, certaines informations sont en cours de vérification. Nous communiquerons une mise à jour à [heure/date] et mettons à disposition un point de contact : [canal]. La protection des personnes et la clarification des faits sont nos priorités.”

LaFrenchCom considère que la communication de crise n’est pas un exercice d’éloquence, mais un exercice de responsabilité. La coordination avec le juridique et le respect des procédures ne “brident” pas la communication : ils la rendent solide, tenable, et protectrice.

En crise, il ne s’agit pas seulement de “dire quelque chose”.
Il s’agit de dire ce qui est juste, au bon moment, sans compromettre l’essentiel : la sécurité, les personnes, les faits, et les obligations.