Comment continuer à fonctionner malgré la grippe ?

L’épidémie de grippe porcine se propage à grande vitesse à travers le monde et l’Europe pourrait connaître une multiplication des cas cet automne. Pour les entreprises, la priorité sera d’assurer la continuité de leur activité économique et de protéger la santé de leurs collaborateurs.

Comment plancher sur un scénario catastrophe ? Comment faire face à des pics d’absentéisme jusqu’à 40 % ? Comment préparer votre communication de crise  ? La réponse de Florian Silnicki, Fondateur de l’agence LaFrenchCom.

D’ici à la fin de la pandémie, entre 15 et 45 % de la population mondiale aura été infectée par la grippe porcine. Fin juillet, l’Organisation mondiale de la santé soufflait en même temps le chaud et le froid. En effet, si l’OMS se réjouissait de constater que le virus H1N1 se révélait actuellement moins agressif que prévu, elle s’inquiétait cependant de la vitesse de propagation du virus qui a fait son apparition en avril dernier au Mexique. Au cours des pandémies dans le passé, il a fallu plus de six mois aux virus grippaux pour se propager aussi largement que l’a fait le nouveau virus H1N1 en moins de six semaines.

Près de 200.000 cas de grippe porcine sont actuellement répertoriés dans le monde, un chiffre en deçà de la réalité depuis que les pays ne sont plus obligés de confirmer officiellement les cas. La Belgique en compterait quelque 5.000. On est cependant toujours loin des chiffres de la grippe «normale» qui, selon l’OMS, toucheraient chaque année entre trois et cinq millions de personnes sur la planète.

Cet été, l’épidémie semble avoir ralenti sa progression mais les experts craignent une résurgence au cours de l’automne et de l’hiver – saisons de la grippe en Europe – qui pourrait provoquer une désorganisation importante pendant deux à trois mois. Les entreprises risquent ainsi de devoir faire face à toute une série de situations inattendues, aussi bien dans leur fonctionnement que dans leur environnement économico-social.

La plupart des Etats poussent donc le monde économique à plancher sur un scénario catastrophe pour se préparer au pire tout en espérant que celui-ci ne se produira pas.

Comment faire fonctionner l’entreprise si le tiers des collaborateurs est indisponible pour cause de maladie, de quarantaine, d’interdiction de circuler ou par peur de la contagion ? Comment réagir si l’un des bureaux situés à l’étranger doit fermer ou si le CEO du groupe tombe malade ? L’entreprise a-t-elle prévu des alternatives au cas où un ou plusieurs partenaires commerciaux se trouvent dans des pays qui ont fermé leurs frontières ? Et dans les PME où l’on ne dispose pas d’un personnel pléthorique, les commerciaux et les administratifs seront-il d’accord pour décharger les camions ?

L’absentéisme au travail constituera sans doute le principal problème. On évoque une moyenne de 20 à 30 % pendant la vague pandémique (huit à 12 semaines) et des pics de 40 % au plus fort de celle-ci (pendant une durée de deux semaines). Une hypothèse plausible car, en raison de sa structure, le virus s’attaque principalement aux personnes en dessous de 50 ans, c’est-à-dire celles qui sont actives professionnellement.

La priorité sera donc d’éviter que le virus se propage. Les entreprises vont dès lors devoir adopter une série de règles d’hygiène et de gestion sanitaire spécifiques. Les déplacements et les contacts vont également se raréfier progressivement puisqu’il faudra éviter tous les endroits où se concentrent les gens. C’est valable aussi bien pour les salles de congrès, les transports (trains, avions…) que les bureaux. Les entreprises fonctionnant avec les bureaux individuels protégés par une porte présenteront sans doute d’ailleurs un risque moins élevé de contamination que les plateaux paysagers séparés seulement par une cloison de 1,5 m de haut.

Pour limiter efficacement les transmissions de la maladie entre collaborateurs, les entreprises pourraient aussi encourager le travail à domicile, ne fût-ce que ponctuellement. La désorganisation générale de la société pourrait d’ailleurs forcer ce choix : la SNCB a évalué à 10.000 le nombre de ses employés qui pourraient être atteints par la maladie et a déjà prévu une réduction de son offre de trains.

Pour les entreprises, le défi sera donc d’essayer de continuer à fonctionner dans un tel contexte. En France et aux Pays-Bas, les gouvernements ont imposé aux grandes entités des secteurs vitaux (transport, énergie, banque-assurance, distribution) l’élaboration d’un «Plan de Continuité d’Activité».

Chez nous, les partenaires sociaux ont chargé le Commissariat interministériel Influenza de diffuser sur son site une check-list qui aidera les chefs d’entreprise à concevoir un tel plan dans le cadre de la gestion des risques.

Schématiquement, la démarche consiste à repérer les activités essentielles à l’entreprise ainsi que les postes et fonctions critiques pour assurer la continuité. Il s’agit ensuite d’élaborer les réponses à apporter aux différents problèmes qui pourraient les affecter (rupture d’approvisionnement, transfert de pouvoir décisionnaire en cas d’incapacité…).

Les entreprises devront aussi prévoir une série d’adaptations organisationnelles. En cas de télétravail, il faut ainsi faire en sorte que les systèmes informatiques soient adaptés.

Autre exemple : ING Pays-Bas a annoncé qu’elle allait faire nettoyer plus fréquemment ses guichets automatiques pour éviter autant que possible la contagion des clients. La gestion de crise c’est aussi la mise sur pied d’une communication de crise qui sera également indispensable. Elle devra concerner aussi bien le personnel que les clients ou les fournisseurs. L’objectif ? Minimiser les risques d’hystérie collective en informant sur les faits réels – y compris, donc, les risques potentiels – et la manière dont l’entreprise les prendra en charge.