Comment bien rédiger un communiqué de presse ?
L’importance d’adapter le message au support et à la cible
Les responsables de la communication le savent. Le fond est indissociable de la forme. Quelque soit la campagne de relations presse que vous envisagez de mettre en oeuvre, vous devez adapter vos messages. Un dossier de presse ne portera pas les mêmes informations qu’un communiqué de presse ou une tribune publiée par l’un des représentants de votre organisation.
Faire le choix du bon support est la condition impérative de la réussite de votre campagne de PR.
Il faut ici noter que certains documents sont élaborés par les entreprises dans le cadre d’une campagne de communication mais ne sont pas remis aux journalistes. Ainsi, les Q&A (Questions & Réponses) sont une liste de questions-réponses que les journalistes sont susceptibles de poser (même les plus délicates, sensibles ou difficiles!). Ils visent à préparer vos représentants à ne pas être pris au dépourvu par la demande d’un journaliste ou d’un média.
Pensez toujours à faire simple. N’oubliez pas en concevant votre Q&A qu’il a pour objectif d’être employé à l’oral. Vous attirerez d’ailleurs l’attention de votre porte-parole sur le fait qu’il ne doit pas lire ce document devant la presse.
Un bon Q&A est utilisable en un coup d’oeil. Il faut que la police soit lisible et que le document soit visuel.
En bref, un bon message c’est quoi ?
La règle des 4C :
- Cohérence : Construire le message comme une suite logique
- Clarté : Orienter le contenu vers les préoccupations spécifiques de vos cibles
- Concision : Distinguer l’accessoire de l’essentiel
- Crédibilité : Illustrer et concrétiser par des exemples
Revenons maintenant aux documents qu’il vous faudra remettre aux journalistes.
On voit régulièrement la presse reprendre des passages entiers de communiqués de presse diffusés par des organisations. Cela démontre la puissance de cet outil. Vous devez accorder la plus grande attention à sa rédaction. Les informations qui y figurent doivent être vérifiées. Aucune erreur ne doit s’y être glissée, sous peine de la voir publiée.
N’oubliez jamais la baseline, souvent appelé « à propos » en France, à la fin de votre communiqué. Il vise à rappeler l’identité de l’émetteur du message, l’histoire de votre organisation, le parcours de ses dirigeants et les principaux chiffres.
Evitez de faire figurer à la fin de votre communiqué de presse plusieurs contacts presse. Mettez vous à la place du journaliste qui reçoit ce communiqué. Il ne peut pas choisir au hasard le contact à contacter. Privilégiez donc toujours la présence d’un seul contact presse. Vous pourrez ensuite orienter les demandes entrantes vers l’interlocuteur le plus adéquat.
Généralement, le communiqué de presse est utilisé pour évoquer ce qu’est l’entreprise (nomination, réorganisation, rachat, ouverture du capital, partenariat stratégique) et ce qui fait son actualité (nouveaux contrats, nouvelle offre, nouveaux produits, innovations, évènement).
Le communiqué de presse doit toujours respecter le schéma des « 5 W » pour être rédigé : Who (qui) – When (quand) – Where (où) – What (quoi) – Why (pourquoi et comment).
C’est après avoir suivi ce schéma que vous pourrez insérer une citation d’une représentant de votre entreprise mais à la seule condition de faire figurer clairement son nom, prénom et sa fonction exacte.
Enfin, vous veillerez que votre communiqué est bien daté (avec la bonne date!) et qu’il contient un titre concis et compréhensible par tous.
Trop d’entreprises diffusent des communiqués dont les messages sont totalement artificiels et ne reposent sur aucune réalité. C’est une vraie prise de risque. C’est inutile et dangereux. Les journalistes ne sont pas des idiots et ils sont habitués à décoder et à décrypter les communiqués de presse, ils ne vous louperont pas (et ils auront raison).
A l’inverse, veillez à ne pas diffuser un communiqué de presse qui soit trop précis et détaillé. Cela serait contreproductif car vous perdrez en clarté ce que vous avez tenté de gagner en exhaustivité.