FAQ

Comment bien communiquer quand on dirige une équipe à distance ?


Warning: foreach() argument must be of type array|object, null given in /homepages/13/d438486372/htdocs/wp-content/themes/lafrenchcom2020/templates/article/content.php on line 27

Question :

« Comment bien communiquer quand on dirige une équipe à distance en cette période folle de crise sanitaire liée au coronavirus covid19? »

Réponse :

Superviser l’activité, motiver les troupes, créer un esprit d’équipe : le travail du manager se complique avec des équipes dispersées et confinées en raison de la crise sanitaire du coronavirus covid19.

Pas facile de gérer comme certains clients de notre agence de communication de crise des dizaines de milliers de personnes travaillant sur plusieurs continents. Le plus délicat est d’assurer un esprit d’équipe au sein de communautés éclatées et avec des problématiques différentes, de parvenir à ce que tout le monde fasse partie d’un même ensemble malgré les difficultés posées par la crise sanitaire et la souffrance qu’elle peut engendrer.

La question du management à distance se pose fortement avec le confinement.

Cette pratique du management à distance s’était développée ces dernières années avec l’internationalisation des entreprises et l’avènement du télétravail, mais aussi pour des questions de coûts, les entreprises s’efforçant de réduire leurs surfaces de bureaux, elle s’est accrue soudainement avec le confinement lié à la crise sanitaire.

Le problème de fond est la confiance. On ne peut gérer efficacement une équipe à distance qu’à condition que la confiance soit là.

Ce qui complique les choses et pose la question de la communication. Première règle à respecter : ne jamais perdre le contact avec quiconque car très vite, confinés, les gens se sentent délaissés. Ensuite, s’assurer que son message est bien reçu partout. Faire en sorte que chacun sache quel est son rôle, connaisse l’agenda de l’équipe et l’actualité dans les différents pays.

Des PDG chez nos clients confinés organisent avec leurs collaborateurs leur conférence téléphonique du matin à 8h45 pour qu’à 9 h, tout le monde en Europe soit à jour de la même façon puis refont un point le soir avec New York.

Pour éviter de brouiller le message, les discours aux équipes doivent être cohérents, surtout dans les organisations matricielles où se chevauchent les responsabilités. Il faut donc gérer non seulement la relation managériale avec les responsables locaux, mais également avec les responsables se trouvant à Paris, gérant eux aussi des équipes locales. Résultat : on multiplie les circuits. La question est de trouver le bon moyen pour communiquer alors que chacun est confiné.

En matière d’outils de communication, ce n’est pas le choix qui manque. La difficulté est de trouver le meilleur médium pour chaque situation. En dehors de l’e-mail, très impersonnel, nos clients utilisent beaucoup le téléphone. Rien de mieux qu’un coup de fil pour échanger sur des problèmes techniques mais aussi humains : un recrutement, un départ, une action salariale, une évolution de carrière. Autant de situations qui nécessitent des prises de décision et qui doivent être discutées ensemble. Nous recommandons d’appeler chacun de ses collaborateurs au moins tous les trois jours en cette période de crise sanitaire où les fragilités psychologiques ou sociales sont exacerbées. Le téléphone est indispensable : au son de la voix, vous savez si les choses se passent bien ou si le collaborateur est en difficulté.

La visioconférence avec Zoom, Skype ou Treams est parfaitement adaptée aux contacts avec les collaborateurs pour assurer une proximité.

Diriger à distance des collaborateurs confinés pose par ailleurs le problème de la motivation. Le seul moyen de se rendre compte de l’engagement réel de chacun est de se « déplacer sur le terrain » le plus souvent possible par Visio afin de voir le collaborateur physiquement.

Car en tête-à-tête, des choses vont se dire, des questions être posées, ce qui ne se fera pas en dehors du contact physique.

Autre notion à prendre en compte : la gestion du temps. Comment communiquer en direct lorsque le décalage horaire est de huit heures ? Il faut être disponible et prendre en compte les fuseaux horaires. Si certains de vos collaborateurs se trouvent aux Etats-Unis, vous devrez être joignable jusqu’à 21 heures. Tout le monde doit pouvoir vous appeler et vous devez être disponible à n’importe quel moment.

Avec un bémol. Ne mettre aucune barrière entre vie professionnelle et vie privée peut vite tourner au cauchemar malgré le confinement. Il est donc indispensable d’établir quelques règles claires pour tous malgré la crise sanitaire. Nous expliquons à nos collaborateurs que chacun a un équilibre de vie à préserver.

Autre question cruciale pour les managers de ces communautés éparpillées et confinées, celle de la cohésion. Comment favoriser les échanges entre collègues aussi éloignés physiquement et culturellement ? Comment faire naître un « esprit d’équipe » ? Réponse : en réunissant tout le monde régulièrement par Visio par exemple. Tous les managers sont d’accord sur la nécessité de ces séminaires. Cela permet de se connaître, de se frotter aux autres entités du groupe : la vente, les équipes juridiques et fiscales, etc.

En dehors des grand-messes impossibles à organiser avec la crise sanitaire, il est possible d’encourager ses collaborateurs confinés à échanger individuellement pour se rencontrer.

L’esprit d’équipe peut aussi se cultiver malgré le confinement grâce à des outils tels que les espaces virtuels de communication où les collaborateurs peuvent échanger des travaux, poser des questions, émettre des doutes, obtenir des réponses de leurs pairs. A condition que ces espaces soient utilisés par tous et deviennent un réflexe. Ils doivent y prendre plaisir, d’où l’importance de les rendre attrayants et efficaces. A l’entreprise de créer ces espaces conviviaux.

Enfin, il y a les différences culturelles. C’est sans soute l’élément le plus difficile à gérer. Il est important de comprendre que la façon de demander quelque chose à un client allemand doit être très différente avec un Japonais. Certains traits français sont difficiles à faire passer auprès des salariés étrangers, en particulier les 35 heures et les congés qui entraînent de fréquentes absences. Ce point nécessite beaucoup d’explications, notamment auprès des jeunes collaborateurs asiatiques qui ont moins de jours de vacances. Mais de la même façon, on trouve rarement un Américain disponible après 18 heures, ce qui n’est pas le cas à Paris. Malgré le confinement, il faut veiller à tenir informés ses collaborateurs de ses congés et votre adjoint peut prendre le relais lors de ses absences, et vice-versa. Chacun peut comprendre que ce qui ne se traite pas aujourd’hui se traitera demain.