Quelle est la fréquence recommandée pour la mise à jour du plan de crise ?

Un plan de crise, c’est comme un parachute : il doit être fonctionnel quand vous en avez besoin déclare Florian Silnicki, Expert en communication de crise à la tête de l’agence LaFrenchCom. Mais pour ça, il faut régulièrement le vérifier et l’ajuster. Un plan obsolète, c’est une bombe à retardement qui pourrait exploser au pire moment. Alors, à quelle fréquence devriez-vous le mettre à jour ? La réponse dépend de plusieurs facteurs, mais voici un guide clair.

Mise à jour annuelle : La règle de base

Pourquoi c’est essentiel :
Le minimum syndical, c’est une révision annuelle affirme Julien Auffret, Directeur Général de l’agence LaFrenchCom. Cela garantit que les éléments de base (contacts, protocoles, ressources) sont à jour et que le plan correspond toujours à la réalité de l’organisation explique le consultant en gestion de crise.

Que vérifier lors de la révision annuelle :

• Les coordonnées des membres de la cellule de crise (sont-elles toujours valides ?).
• Les changements structurels de l’entreprise (nouvelles directions, fusions, acquisitions).
• Les leçons tirées des crises passées ou des exercices réalisés.

Exemple concret :
Après une année marquée par des cyberattaques, une banque a intégré dans son plan de crise de nouveaux protocoles de réponse rapide et des contacts spécifiques pour des experts en cybersécurité.

Astuce :
Planifiez une réunion annuelle dédiée à la mise à jour du plan, avec la cellule de crise et les responsables des directions clés.

Mise à jour après chaque crise réelle : Tirer les leçons à chaud

Pourquoi c’est essentiel :
Une crise réelle est le meilleur test pour votre plan. Après chaque incident, vous devez analyser ce qui a fonctionné, ce qui a échoué, et ajuster votre plan en conséquence.

Comment procéder :

• Organisez un débriefing avec toutes les équipes impliquées.
• Documentez les obstacles rencontrés (manque de coordination, outils inefficaces).
• Intégrez les solutions dans le plan mis à jour.

Exemple concret :
Après la crise du COVID-19, de nombreuses entreprises ont revu leurs plans pour inclure des protocoles de télétravail, des chaînes d’approvisionnement résilientes, et des outils de collaboration à distance.

Astuce :
Créez un rapport post-crise détaillé pour conserver une trace des ajustements réalisés.

Mise à jour après des changements majeurs : Adapter à la nouvelle réalité

Pourquoi c’est essentiel :
Les grandes transformations dans votre organisation ou votre secteur d’activité peuvent rendre votre plan de crise obsolète. Vous devez l’ajuster pour refléter les nouvelles réalités.

Quand le faire :

• Après une réorganisation interne (nouvelle direction, fusion, acquisition).
• Après le lancement d’un nouveau produit ou service sensible.
• Suite à un changement dans les réglementations ou les lois applicables à votre secteur.

Exemple concret :
Lors du rachat de Whole Foods par Amazon, le plan de crise a été mis à jour pour inclure des protocoles spécifiques aux magasins physiques, un domaine nouveau pour Amazon.

Astuce :
Incluez une vérification du plan de crise dans la feuille de route de tout projet ou transformation majeure.

Mise à jour après les exercices de simulation : Ajuster les failles détectées

Pourquoi c’est essentiel :
Les simulations révèlent souvent des problèmes inattendus dans votre plan. Si vous ne corrigez pas ces failles, vous risquez de les retrouver amplifiées en cas de vraie crise.

Comment procéder :

• Analysez les résultats de la simulation.
• Ajustez les rôles et responsabilités si nécessaire.
• Mettez à jour les processus et outils en fonction des retours.

Exemple concret :
Après une simulation de cyberattaque, une entreprise de télécommunications a découvert que son processus de communication interne était trop lent. Elle a mis en place une application dédiée pour envoyer des alertes en temps réel.

Astuce :
Organisez au moins une simulation par an, et intégrez un volet « mise à jour du plan » à chaque exercice.

Surveillance continue : Une vigilance permanente

Pourquoi c’est essentiel :
Certaines évolutions (technologiques, économiques, sociales) peuvent introduire de nouveaux risques ou rendre obsolètes des parties de votre plan. Une surveillance active permet de garder une longueur d’avance.

Que surveiller :

• Les nouvelles menaces (cyberattaques, pandémie, crises environnementales).
• Les tendances du marché (nouvelles attentes des clients, évolutions des médias).
• Les crises survenues chez vos concurrents (et ce que vous pouvez en apprendre).

Exemple concret :
Après l’augmentation des attaques de ransomwares en 2020, des entreprises comme FedEx ont ajouté des protocoles spécifiques pour gérer ce type de crise.

Astuce :
Créez une cellule de veille qui identifie en continu les nouvelles menaces et propose des ajustements.

Mise à jour en fonction des réglementations : Restez conforme

Pourquoi c’est essentiel :
Les réglementations changent, et une crise mal gérée peut exposer votre entreprise à des amendes ou à des litiges. Vous devez donc intégrer les évolutions légales dans votre plan.

Quand le faire :

• Lors de nouvelles obligations légales (ex. : RGPD, loi environnementale).
• Après un audit réglementaire qui détecte des failles dans vos processus.
• Suite à des sanctions ou pénalités imposées à des entreprises similaires.

Exemple concret :
Après l’introduction du RGPD en Europe, de nombreuses entreprises ont mis à jour leur plan de gestion de crise pour inclure des protocoles spécifiques en cas de fuite de données personnelles.

Astuce :
Collaborez avec votre service juridique pour surveiller les évolutions légales pertinentes pour votre secteur.

La fréquence recommandée en un coup d’œil

Moment clé	Pourquoi le faire	Exemple concret
Annuellement	S’assurer que le plan reste aligné avec la structure actuelle.	Vérification des coordonnées et leçons tirées d’une année écoulée.
Après une crise réelle	Intégrer les apprentissages immédiats.	Mise à jour après la crise COVID-19.
Après des changements majeurs	Adapter le plan à la nouvelle organisation ou contexte.	Rachat de Whole Foods par Amazon.
Après un exercice de simulation	Corriger les failles identifiées.	Simulation de cyberattaque dans les télécoms.
En continu (surveillance)	Identifier les nouvelles menaces émergentes.	Protocole ajouté pour les ransomwares chez FedEx.
En fonction des réglementations	Rester conforme aux lois en vigueur.	Mise à jour pour intégrer le RGPD.

Une mise à jour régulière, c’est votre meilleure défense

Un plan de crise statique est un plan mort. La clé d’une gestion de crise réussie, c’est l’adaptation continue. Qu’il s’agisse de révisions annuelles, de leçons tirées d’une crise ou de simulations régulières, chaque mise à jour renforce votre résilience. Comme le dit le proverbe : « Mieux vaut réparer le toit quand il fait beau. » Anticipez, ajustez, et soyez prêt à tout.